Sonntagabend, halb neun. Der Kaffee ist kalt, auf dem Laptop gehst du deine Angebote durch. Fünf stehen seit über einer Woche auf „Gesendet“: das Wohnzimmer bei Familie Albers, zwei Treppenhäuser für eine Hausverwaltung, das Bad im Neubaugebiet, die Fassade vom Kollegen aus dem Sportverein. Bei welchem fragst du nach, welches ist verloren, welches wartet noch auf den Familienrat? Du weißt es nicht. Und morgen um sieben stehst du wieder auf der Baustelle.
So sieht Vertrieb in einem Betrieb mit drei Leuten aus. Niemand legt dir am Montag eine Liste auf den Tisch, du bist die Liste. Das Angebot war die Arbeit: Aufmaß, Kalkulation, Text. Die Nachfrage danach wären zwei Minuten. Genau die fallen am häufigsten weg.
Was dich ein vergessenes Angebot kostet
Die Rechnung hat nur drei Schritte:
- Vergessene Angebote = Angebote pro Monat × Anteil, bei dem du nie nachfragst.
- Zusätzliche Aufträge = vergessene Angebote × (Annahmequote mit Nachfassen − Annahmequote ohne).
- Entgangener Umsatz = zusätzliche Aufträge × durchschnittlicher Angebotswert.
Ein Beispiel mit runden Zahlen. Das sind Beispielwerte zum Nachrechnen, keine Statistik über Handwerksbetriebe:
- 10 Angebote im Monat, im Schnitt 3.000 € netto
- bei der Hälfte fragst du nie nach: 5 Angebote im Monat
- ohne Nachfrage sagen 20 von 100 zu, mit Nachfrage 30 von 100: 10 Punkte Unterschied
- 5 × 10 % = 0,5 zusätzliche Aufträge im Monat, 6 im Jahr
- 6 × 3.000 € = 18.000 € Umsatz im Jahr, 1.500 € im Monat
Das ist Umsatz, nicht Gewinn. Was dir davon bleibt, hängt von deiner Marge ab.
Die wichtigste Zahl in dieser Rechnung ist die, die niemand kennt: wie viel Nachfassen bei dir wirklich bringt. Im Netz kursieren dazu viele Prozentzahlen. Für Betriebe mit ein bis fünf Leuten haben wir keine gefunden, die wir sauber belegen könnten. Deshalb rechnest du mit deinen eigenen Werten:
Zum Nachfass-Rechner: Was kostet dich ein vergessenes Angebot?
Der Rechner zeigt dir zusätzlich, was ein einziger Prozentpunkt mehr Zusagen bei dir im Jahr wert ist. Im Beispiel oben sind das 1.800 € Umsatz. Diese Zahl stimmt, egal wie optimistisch oder vorsichtig du den Rest schätzt. Wenn du es genau wissen willst: Frag einen Monat lang bei jedem offenen Angebot nach und vergleich die Zusagen mit dem Monat davor.
Nachfassen von Hand: so gehst du vor
Wann du nachfragst
Ein Rhythmus, den du auch ohne Software durchhältst:
- Nach etwa 5 Tagen: die erste, freundliche Nachfrage. Früher wirkt gedrängt, der Kunde holt vielleicht noch Vergleichsangebote ein.
- Nach etwa 10 Tagen: die zweite, etwas direkter.
- Nach etwa 18 Tagen oder kurz vor Ablauf der Gültigkeit: die letzte, sachlich.
Drei Mal, dann ist Schluss. Wer auf drei höfliche Nachfragen nicht reagiert, hat dir damit auch geantwortet. Hast du zwischendurch mit dem Kunden telefoniert oder er hat dir geschrieben, fängst du nicht stumpf beim nächsten Schritt an. Dann weißt du ja, wo er steht.
Damit du es nicht vergisst
Das Problem ist selten die Mail, sondern der Moment, an dem du dran denkst. Zwei einfache Wege:
- Beim Versand gleich den Termin setzen. Angebot raus, im Handykalender einen Termin in 5 Tagen: „Albers nachfragen, AG-2026-042“. Dauert zehn Sekunden.
- Eine feste Viertelstunde pro Woche. Zum Beispiel Freitagmittag: alle Angebote, die älter als fünf Tage sind und noch auf „Gesendet“ stehen, einmal durchgehen.
Vorlage: die erste Nachfrage per Mail
Antworte auf deine ursprüngliche Angebotsmail, damit der Kunde den Bezug sofort sieht. Gegenüber dem Kunden bleibst du beim Sie.
Betreff: Ihr Angebot AG-2026-042, kurz nachgefragt
Guten Tag Frau Albers,
ich wollte mich kurz zu meinem Angebot vom [Datum] für das Wohnzimmer im Birkenweg melden.
Haben Sie noch Fragen zum Umfang oder zu einzelnen Positionen? Die beantworte ich gern, auch kurz am Telefon. Und falls Sie sich schon entschieden haben, egal ob für oder gegen uns, hilft mir eine kurze Rückmeldung bei der Planung.
Wenn Sie loslegen möchten, könnten wir in der KW [NN] anfangen.
Viele Grüße Jonas Brandt Malerwerkstatt Brandt [Telefonnummer]
Der wichtigste Halbsatz ist „egal ob für oder gegen uns“. Mancher Kunde antwortet gar nicht, weil ihm das Absagen unangenehm ist. Der Satz nimmt ihm das ab.
Vorlage: die zweite und die letzte Nachfrage
Die zweite ist kürzer und direkter:
Guten Tag Frau Albers,
ich melde mich noch einmal wegen meines Angebots AG-2026-042. Falls das Projekt gerade nicht mehr aktuell ist, ist das völlig in Ordnung, dann nehme ich es aus meiner Planung. Falls Sie noch überlegen oder etwas unklar ist, geben Sie mir gern kurz Bescheid.
Viele Grüße Jonas Brandt
Die letzte ist sachlich und nennt ein Datum:
Guten Tag Frau Albers,
mein Angebot AG-2026-042 ist noch bis zum [Datum] gültig. Wenn Sie danach noch Interesse haben, schreibe ich Ihnen gern ein neues mit aktuellen Materialpreisen.
Viele Grüße Jonas Brandt
Vorlage: die Nachfrage am Telefon
Ein Anruf ist oft schneller als jede Mail, und du hörst sofort, woran es hängt. Halte ihn kurz:
- Wer und warum: „Guten Tag Frau Albers, Brandt hier, Malerwerkstatt Brandt. Ich rufe kurz wegen des Angebots für Ihr Wohnzimmer an.“
- Offene Frage: „Sind noch Fragen aufgekommen, oder passt etwas nicht?“
- Zuhören. Nicht gleich den Preis verteidigen.
- Nächster Schritt: „Soll ich Ihnen einen Termin in der KW [NN] freihalten?“ oder „Wann darf ich mich noch mal melden?“
- Ausstieg anbieten: „Und wenn es nichts wird, sagen Sie es mir einfach, das ist völlig in Ordnung.“
Geht niemand ran, sprich nichts Langes auf die Mailbox. Ein Satz mit Name und Rückrufnummer reicht, der Rest steht in der Mail.
Was du sagst, wenn …
- „Das ist mir zu teuer.“ Frag nach, ob es das Gesamtbudget ist oder ein einzelner Posten. Beim Budget kannst du den Umfang anpassen (weniger Fläche, einfacheres Material, Vorarbeiten in Eigenleistung). Bei einem einzelnen Posten erklärst du, wie der Preis zustande kommt. Senk nicht reflexartig den Preis, sonst wirkt das erste Angebot überzogen.
- „Wir haben uns noch nicht entschieden.“ Frag, bis wann, und ob noch etwas fehlt. Dann einen Termin für die nächste Nachfrage ausmachen, statt aufs Geratewohl wieder anzurufen.
- „Wir haben schon jemanden.“ Bedanken, fragen, woran es lag, wenn der Kunde es sagen mag. Das ist die ehrlichste Rückmeldung, die du für dein nächstes Angebot bekommst.
Wie der Nachfasser in Angebotsmeister das übernimmt
Wenn dir die Liste am Sonntagabend zu viel wird, kann der Nachfasser die Vorarbeit machen. Es gibt ihn im Meister-Plan. Der wichtigste Punkt vorweg: Er schickt nichts von allein. Jede Nachfrage wartet als Entwurf in deinem Postfach, bis du sie sendest.
So läuft es:
- Du sendest ein Angebot aus Angebotsmeister. Ab da merkt sich der Nachfasser, wann er nachfragen soll.
- Meldet sich der Kunde nicht, liegt zum geplanten Zeitpunkt ein fertiger Entwurf in deinem Postfach: kurz, höflich, in der Sie-Form und im Namen deines Betriebs.
- Du entscheidest: per E-Mail senden, vorher ändern oder verwerfen.
Der Rhythmus ist der von oben. Standard: etwa 5, 10 und 18 Tage nach dem Versand. Wer es eiliger hat, stellt auf „Forsch“: etwa 3, 8 und 14 Tage. Mehr als drei Nachfragen pro Angebot gibt es nicht, und die nächste plant er erst, wenn die vorige rausgegangen ist.
Er hört auf, sobald das Angebot angenommen oder abgelehnt ist oder seine Gültigkeit abgelaufen ist. Er setzt aus, wenn eine Erinnerung gerade nicht passt: wenn dein Kunde im Kundenportal eine Frage gestellt hat, die du noch nicht beantwortet hast, wenn er dort etwa „kein Interesse“ geschrieben hat oder wenn er sich das Angebot gerade im Portal ansieht. Hast du mit dem Kunden schon telefoniert, pausierst du den Nachfasser für genau dieses Angebot.
Automatisch senden gibt es, aber nur, wenn du es einschaltest. Dann geht ein Entwurf etwa 4 Stunden nach dem Entstehen von allein raus, und nur innerhalb deiner Sendezeiten (Standard 8 bis 18 Uhr). Bis dahin kannst du ihn ändern, selbst senden oder verwerfen. Jede Nachfass-Nachricht trägt den Hinweis, dass sie mit KI-Unterstützung vorbereitet wurde.
Alle Einstellungen, Screenshots und was dein Kunde genau bekommt, stehen in der Anleitung: Nachfassen mit Angebotsmeister. Einen Überblick gibt es auf der Seite Offene Angebote nachfassen.
FAQ
Wie oft sollte ich ein Angebot nachfassen?
Höchstens drei Mal: nach etwa 5 Tagen, nach etwa 10 Tagen und ein letztes Mal nach etwa 18 Tagen oder kurz vor Ablauf der Gültigkeit. Wichtiger als die Zahl ist der Ton: nachfragen, einen Grund nennen (deine Planung), einen konkreten nächsten Schritt anbieten und dem Kunden das Absagen leicht machen. Formulierungen wie „letzte Erinnerung“ oder „dringend“ lässt du weg.
Wie viel bringt Nachfassen?
Eine belastbare Zahl für kleine Handwerksbetriebe kennen wir nicht, und wir erfinden keine. Rechne mit deinen eigenen Annahmen im Nachfass-Rechner. Er zeigt dir auch, was ein einziger Prozentpunkt mehr Zusagen bei dir im Jahr wert ist. Am zuverlässigsten ist der eigene Versuch: einen Monat lang konsequent nachfassen und die Zusagen mit dem Monat davor vergleichen.
Per Mail, Telefon oder WhatsApp nachfassen?
Nimm den Kanal, über den der Kunde mit dir redet. Kam die Anfrage per WhatsApp, fragst du per WhatsApp nach, kurz, zwei bis drei Sätze. Kam das Angebot per Mail, antwortest du auf diese Mail. Ein Anruf lohnt sich vor allem bei großen Angeboten und wenn die erste Mail nichts gebracht hat, weil du am Telefon sofort hörst, woran es hängt.
Ist Nachfassen aufdringlich?
Nicht, wenn du freundlich bleibst und bei drei Nachfragen aufhörst. Oft hat der Kunde dein Angebot schlicht aus dem Blick verloren. Eine kurze Nachfrage zeigt, dass du den Auftrag willst und dich um ihn kümmerst.
Schickt der Nachfasser Mails an meine Kunden, ohne dass ich es merke?
Nein. Standardmäßig wartet jeder Entwurf in deinem Postfach, bis du ihn sendest. Automatisch senden lässt er nur, wenn du das ausdrücklich einschaltest, und auch dann hast du rund 4 Stunden, um den Entwurf zu ändern oder zu verwerfen.
Nachfassen ist der letzte Schritt. Der erste ist ein Angebot, das schnell beim Kunden ist: Auftrag einsprechen, Positionen prüfen, als PDF senden. Mit Angebotsmeister kostenlos starten, ein KI-Angebot pro Monat ist im kostenlosen Plan dabei. Den Nachfasser gibt es im Meister-Plan.
Weiterführend: Nachfass-Rechner, Nachfassen: die Anleitung, Angebot schreiben als Maler, Anfragen schnell beantworten, Anfragen weiterleiten.
