Abschlagsrechnung im Handwerk richtig stellen

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, mit der du als Handwerker einen Teil des vereinbarten Gesamtpreises forderst, bevor die Arbeit komplett abgeschlossen ist. Rechtsgrundlage ist § 632a BGB: Der Unternehmer kann von dem Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen.

Konkret bedeutet das: Sobald du einen Teil der Werkleistung erbracht hast, darfst du eine Abschlagsrechnung stellen. Du musst nicht warten, bis alles fertig ist. Das sichert deine Liquidität — besonders bei Aufträgen, die sich über Wochen oder Monate ziehen.

Wann ist eine Abschlagsrechnung sinnvoll?

• Aufträge mit Gesamtvolumen über 5.000 €
• Projekte mit mehrwöchiger oder mehrmonatiger Laufzeit
• Hohe Materialvorleistungen (z. B. Sanitär, Elektro)
• Bauvorhaben mit definierten Leistungsphasen

Abschlagsrechnung vs. Teilrechnung vs. Schlussrechnung

Diese drei Begriffe werden oft durcheinandergeworfen. Der Unterschied ist aber wichtig — vor allem steuerlich:

Der entscheidende Unterschied: Bei einer Abschlagsrechnung ist die zugrunde liegende Leistung noch nicht abgenommen. Bei einer Teilrechnung wurde ein abgrenzbarer Leistungsteil fertiggestellt und abgenommen. In der Praxis stellen die meisten Handwerker Abschlagsrechnungen — echte Teilrechnungen sind eher bei Großprojekten mit klar definierten Bauabschnitten üblich.

Typische Zahlungspläne im Handwerk

Die Staffelung der Abschlagszahlungen vereinbarst du am besten schon im Angebot oder in der Auftragsbestätigung. Hier die gängigen Modelle:

30 / 30 / 40

50 / 50

40 / 30 / 30

Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine reguläre Handwerker-Rechnung — plus einige Zusätze:

Standard-Pflichtangaben (§ 14 UStG)

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
3. Steuernummer oder USt-IdNr.
4. Rechnungsdatum
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
6. Leistungsbeschreibung (Bezug auf den Gesamtauftrag)
7. Leistungszeitraum
8. Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag

Zusätzliche Angaben bei Abschlagsrechnungen

• Kennzeichnung als Abschlagsrechnung — Klar erkennbar im Betreff: „1. Abschlagsrechnung"
• Bezug auf den Gesamtauftrag — Angebotsnummer, Datum, Gesamtauftragssumme
• Nummer des Abschlags — „1. Abschlag von 3" oder „2. Abschlagsrechnung"
• Bisher erbrachte Leistungen — Beschreibung, welche Arbeiten bereits ausgeführt wurden
• Prozentsatz oder Anteil — Welcher Anteil des Gesamtauftrags wird abgerechnet?

Beispiel: Abschlagsrechnung für Malerarbeiten

Nehmen wir an, du hast einen Auftrag über Malerarbeiten im Gesamtwert von 12.000 € netto (Angebot Nr. AG-2026-042). Vereinbart ist eine Staffelung von 30 / 30 / 40.

1. Abschlagsrechnung (nach Baubeginn)

2. Abschlagsrechnung (nach Roharbeiten)

Schlussrechnung (nach Abnahme)

MwSt.-Behandlung bei Abschlagsrechnungen

Abschlagsrechnungen sind umsatzsteuerrechtlich vollwertige Rechnungen. Das heißt:

• Du musst die MwSt. auf jeden Abschlag ausweisen — mit Steuersatz (19 %) und Steuerbetrag in Euro.
• Die Umsatzsteuer wird sofort fällig — mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Abschlagszahlung erhalten hast (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG).
• Dein Kunde kann die Vorsteuer sofort ziehen — sofern er vorsteuerabzugsberechtigt ist. Er braucht dafür eine ordnungsgemäße Rechnung mit MwSt.-Ausweis.
• In der Schlussrechnung: Du rechnest den Gesamtbetrag inklusive MwSt. ab und ziehst die bereits in Rechnung gestellten Abschläge inklusive MwSt. ab. So wird die Steuer nicht doppelt erhoben.

Wichtig: Falls du die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt, weist du auch auf Abschlagsrechnungen keine MwSt. aus. Stattdessen kommt der übliche Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Schlussrechnung richtig erstellen

Die Schlussrechnung ist das letzte Dokument im Abrechnungsprozess. Sie wird nach vollständiger Leistungserbringung und Abnahme gestellt. Dabei gilt:

1. Gesamtleistung auflisten — alle Positionen des Auftrags mit Einzelpreisen und Gesamtpreisen
2. Nettobetrag und MwSt. berechnen — über die Gesamtsumme
3. Alle Abschläge einzeln aufführen — mit Rechnungsnummer, Datum und Bruttobetrag
4. Abschläge vom Gesamtbetrag abziehen — Brutto von Brutto
5. Restbetrag ausweisen — das ist der Betrag, den der Kunde noch zahlt

FAQ

Darf ich eine Abschlagsrechnung ohne Vereinbarung stellen?

Ja. § 632a BGB gibt dir als Unternehmer das Recht auf Abschlagszahlungen — auch ohne ausdrückliche Vereinbarung im Vertrag. Allerdings ist es deutlich professioneller und konfliktfreier, den Zahlungsplan schon im Angebot oder in der Auftragsbestätigung festzuhalten.

Was passiert, wenn der Kunde den Abschlag nicht zahlt?

Du kannst die Arbeit einstellen. Nach § 632a BGB ist die Abschlagszahlung eine Vorleistung des Bestellers. Zahlt er nicht, kannst du ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen und die weitere Ausführung verweigern, bis der fällige Abschlag bezahlt ist. Setze vorher eine schriftliche Zahlungsfrist (Mahnung).

Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich stellen?

Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. In der Praxis sind 2 bis 4 Abschläge üblich. Mehr als 4 wirken auf den Kunden oft umständlich und erzeugen unnötig Verwaltungsaufwand — für beide Seiten.

Muss ich auf der Abschlagsrechnung die erbrachte Leistung beschreiben?

Ja. Du musst angeben, welche Leistungen du bisher erbracht hast und dass diese den geforderten Abschlag rechtfertigen. Eine reine Prozentangabe ohne Leistungsbezug reicht nicht aus. Schreib z. B.: „Abschlagsrechnung für bisher erbrachte Malerarbeiten: Abdeckarbeiten, Untergrundvorbereitung, 1. Anstrich Wand- und Deckenflächen (Räume 1–3)."

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Weiterführend: Rechnung schreiben als Handwerker — alle Pflichtangaben für die reguläre Rechnung. Auftragsbestätigung im Handwerk — hier hältst du den Zahlungsplan fest. Angebot schreiben als Maler — das Angebot als Basis für Abschlagsrechnungen.