Das Problem: Dein Steuerberater will DATEV, deine Angebotssoftware kann nur PDF
Wenn du als Handwerker Rechnungen schreibst und sie monatlich an deinen Steuerberater übergibst, kennst du das Spiel: Du exportierst die Rechnungen als PDF, tippst sie in Excel ab oder kopierst sie in ein separates Buchhaltungstool wie sevdesk oder lexoffice — nur damit dieses Tool einen DATEV-Buchungsstapel erzeugt, den dein Steuerberater importieren kann.
Das heißt: Du pflegst deine Rechnungen in zwei Systemen. Einmal in deiner Handwerker-Software (wo sie eigentlich entstehen) und einmal in der Buchhaltungssoftware (wo sie dein Steuerberater braucht). Jeder Monat kostet dich eine Stunde Abtipparbeit, jeder Monat bezahlst du 9 bis 15 Euro extra für ein zweites Tool — und jeder Tippfehler heißt: dein Steuerberater ruft an.
Das muss nicht so sein. In diesem Guide zeige ich dir, wie du Rechnungen direkt aus deiner Angebotssoftware als DATEV-Buchungsstapel exportierst und an deinen Steuerberater übergibst — ohne Zwischentool, ohne Abtipparbeit, ohne Fehler.
Was ist eigentlich ein DATEV-Buchungsstapel?
Kurz erklärt: DATEV ist die Software, die in Deutschland die meisten Steuerberater nutzen. Ein Buchungsstapel ist eine Datei, die einzelne Buchungen enthält — zum Beispiel: „Rechnung 2026-042 vom 15. April, 1.428,00 Euro brutto, Konto Forderungen gegen Konto Erlöse 19 %". Dein Steuerberater importiert diese Datei in DATEV und hat alle Buchungen mit einem Klick im System.
Das Format heißt offiziell EXTF (Export-Format) Version 700, Datenkategorie 21 — Buchungsstapel. Das ist kein Marketing-Name, sondern eine technische Spezifikation: 125 Spalten, Windows-1252-Encoding, Semikolon als Trenner, CRLF-Zeilenumbrüche, deutsche Dezimalzahlen mit Komma. Klingt sperrig, ist es auch. Genau deshalb kann nicht jede Software einen echten DATEV-Stapel erzeugen — viele „DATEV-Exporte" am Markt sind in Wahrheit nur CSV-Dateien, die dein Steuerberater trotzdem manuell nachbearbeiten muss.
Ein echter DATEV-Export liest sich für deinen Steuerberater wie ein offizielles Dokument. Er lädt die Datei hoch, klickt auf „Importieren", und alle deine Rechnungen sind im Buchungsjournal. Null Nacharbeit.
Der klassische Weg: Angebotssoftware → Excel → Steuerberater
So läuft es bei den meisten Handwerkern heute:
- Rechnung schreiben in der Angebotssoftware, Word oder einem Angebots-Tool
- PDF per E-Mail an den Kunden schicken
- Am Monatsende alle Rechnungen in eine Excel-Tabelle übertragen: Nummer, Datum, Kunde, Netto, Steuer, Brutto
- Excel an den Steuerberater schicken
- Steuerberater tippt alles ab und bucht es in DATEV
Dieser Weg hat vier Probleme:
- Zeit: Jede Rechnung musst du doppelt erfassen. Bei 15–30 Rechnungen pro Monat sind das schnell 60–90 Minuten Abtipparbeit.
- Fehler: Jede Doppel-Eingabe ist eine potenzielle Fehlerquelle — Zahlendreher, falsche Kundennamen, vergessene Rechnungen.
- Kosten beim Steuerberater: Steuerberater rechnen nach Aufwand ab. Manuelles Abtippen kostet dich bares Geld — oft 10–30 Euro pro Stunde, die sonst einsparbar wären.
- Kontrollverlust: Du weißt nicht, was in DATEV gelandet ist. Bei einer Betriebsprüfung fehlen dir die sauberen Belegverknüpfungen.
Der Zwischenweg: Zusätzliche Buchhaltungssoftware
Viele Handwerker lösen das Problem, indem sie ein zweites Tool kaufen: sevdesk (ab ca. 9 Euro/Monat), lexoffice (ab ca. 8 Euro/Monat) oder Lexware (ab ca. 10 Euro/Monat). Diese Tools können DATEV-Exporte erzeugen — aber du musst deine Rechnungen trotzdem zweimal pflegen: einmal in der Angebotssoftware, einmal im Buchhaltungstool.
Das ist besser als Excel, aber immer noch nicht optimal. Du zahlst zwei Abos, hast zwei Logins, pflegst zwei Datenbanken. Wenn du in der Angebotssoftware eine Rechnung stornierst oder anpasst, musst du daran denken, das Gleiche im Buchhaltungstool zu tun. Vergisst du es, driften die Systeme auseinander.
Für Handwerker, die ohnehin ihre komplette Buchhaltung (Belegerfassung, UStVA, EÜR, Banking-Integration) in einem Tool haben wollen, ist das ein vertretbarer Weg. Für alle anderen ist es ein unnötiger Umweg.
Der direkte Weg: DATEV-Export aus der Angebotssoftware
Seit April 2026 geht es auch direkter. Angebotsmeister erzeugt einen originalen DATEV-EXTF-Buchungsstapel direkt aus deinen Rechnungen — ohne Zwischentool.
So läuft es ab:
Schritt 1: Zeitraum wählen
In den Einstellungen findest du den Menüpunkt „DATEV-Export". Du wählst den Zeitraum — zum Beispiel den letzten Monat oder das letzte Quartal.
Schritt 2: CSV herunterladen
Ein Klick, und Angebotsmeister generiert den Buchungsstapel. Die Datei heißt zum Beispiel datev-export-2026-03-01-bis-2026-03-31.csv. Sie enthält:
- Eine EXTF-Header-Zeile mit Formatversion 700, Datenkategorie 21, dem Wirtschaftsjahr und deinem Firmennamen
- Die 125-Spalten-Überschriftenzeile, so wie DATEV sie erwartet
- Eine Buchungszeile pro Rechnung mit Bruttobetrag, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum und Rechnungsnummer
Die Datei ist im Windows-1252-Encoding — das ist wichtig, damit deutsche Umlaute (ä, ö, ü, ß) korrekt in DATEV ankommen.
Schritt 3: An den Steuerberater senden
Du schickst die CSV-Datei per E-Mail an deinen Steuerberater oder lädst sie direkt in DATEV Unternehmen online hoch (Menü: Belegbearbeitung → Buchungsstapel importieren). Dein Steuerberater importiert den Stapel mit einem Klick in DATEV Rechnungswesen — alle Buchungen sind sofort im Journal.
Fertig. Keine Excel-Tabelle, keine Abtipparbeit, kein Zwischentool.
SKR 03 oder SKR 04? Beides.
DATEV kennt zwei Standard-Kontenrahmen: SKR 03 (der klassische, historisch gewachsen) und SKR 04 (der modernere, strukturierter). Welchen du verwendest, hängt davon ab, womit dein Steuerberater arbeitet. Frag ihn einmal — danach stellst du den Kontenrahmen in deinem Profil einmalig ein, und Angebotsmeister vergibt automatisch die richtigen Konten bei jedem Export.
Bei SKR 03 werden deine Handwerker-Rechnungen so gebucht:
- Soll-Konto (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen): 1400
- Haben-Konto (Erlöse 19 % USt): 8400
- Bei Kleinunternehmern (§ 19 UStG) statt 8400: 8195 (Erlöse als Kleinunternehmer)
Bei SKR 04:
- Soll-Konto: 1200
- Haben-Konto: 4400 (bzw. 4180 bei § 19 UStG)
Das ist nichts, was du dir merken musst — Angebotsmeister macht das automatisch. Aber wenn dein Steuerberater fragt, welche Konten wir buchen, kannst du ihm diese Liste schicken, und er nickt zufrieden.
Für Kleinunternehmer: § 19 UStG wird automatisch berücksichtigt
Wenn du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist, gelten für dich Sonderregeln: Deine Rechnungen weisen 0 % Umsatzsteuer aus, müssen einen gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis enthalten („Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet"), und die Erlöse werden auf spezielle KU-Konten gebucht — nicht auf die normalen Erlöskonten.
In Angebotsmeister aktivierst du einmalig in den Einstellungen den Kleinunternehmer-Schalter. Ab diesem Moment:
- Zeigen alle neuen Rechnungen automatisch 0 % Umsatzsteuer an
- Erscheint der § 19-Hinweis am Ende der Rechnung
- Bucht der DATEV-Export auf die KU-spezifischen Erlöskonten (8195 bei SKR 03, 4180 bei SKR 04)
Flippst du den Schalter später wieder aus — zum Beispiel, weil du die Kleinunternehmer-Grenze überschritten hast — bleibt dein ursprünglicher Steuersatz erhalten, und ab der nächsten Rechnung wird wieder mit 19 % gebucht.
ZUGFeRD 2.3: Die E-Rechnungspflicht ist mit drin
Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich: Wer an Geschäftskunden fakturiert, muss elektronische Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format anbieten können. Der deutsche Standard heißt ZUGFeRD — das ist eine hybride PDF-Datei, die gleichzeitig als normales PDF lesbar ist und ein eingebettetes XML-Dokument mit den strukturierten Rechnungsdaten enthält.
Angebotsmeister erzeugt jede Rechnung standardmäßig als ZUGFeRD-2.3-konforme PDF/A-3 im MINIMUM-Profil (auch bekannt als Factur-X). Das heißt:
- Dein Kunde sieht eine ganz normale PDF-Rechnung
- Ein modernes Buchhaltungssystem (auch DATEV Unternehmen online) kann die XML-Daten automatisch auslesen
- Du erfüllst die gesetzliche E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen
- Kein zusätzliches Tool, kein Konverter
Wichtig: ZUGFeRD ist keine Alternative zum DATEV-Export. Die beiden sind komplementär. ZUGFeRD ist das Format, in dem du dem Kunden die Rechnung schickst. DATEV ist das Format, in dem du dem Steuerberater die Buchhaltungsdaten übergibst. In Angebotsmeister sind beide eingebaut.
Was musst du beim Steuerberater beachten?
Bevor du loslegst, sprich mit deinem Steuerberater:
- Welchen Kontenrahmen nutzt er? SKR 03 oder SKR 04? Stell das einmalig in deinem Profil ein.
- Wie soll er die Datei bekommen? Per E-Mail als CSV-Anhang? Upload in DATEV Unternehmen online? Über ein Steuerberater-Portal?
- Wie oft willst du exportieren? Monatlich (Standard), quartalsweise oder zu jedem Voranmeldungstermin?
- Bist du Kleinunternehmer? Dann den Schalter in den Einstellungen aktivieren, bevor du die erste Rechnung exportierst.
Bei der ersten Übergabe ist es normal, dass dein Steuerberater kurz reinschaut, ob die Konten und Buchungstexte so passen, wie er es sich vorstellt. Angebotsmeister nutzt die Standard-Konten, mit denen 99 Prozent der Handwerksbetriebe arbeiten. Sollte dein Steuerberater spezielle Kostenstellen oder abweichende Erlöskonten brauchen (zum Beispiel zur Trennung nach Gewerken), melde dich bei uns — wir bauen das auf Wunsch ein.
Was DATEV-Export nicht ist: eine komplette Buchhaltung
Damit keine Missverständnisse entstehen: DATEV-Export aus Angebotsmeister ersetzt nicht eine vollständige Buchhaltungssoftware. Angebotsmeister exportiert deine Ausgangsrechnungen in das DATEV-Format — das ist ein Teil deiner Buchhaltung, aber nicht die ganze.
Für eine vollständige Buchhaltung brauchst du zusätzlich:
- Belegerfassung (Eingangsrechnungen, Kassenbons, Materialeinkäufe) — dafür eignen sich sevdesk, lexoffice oder der Steuerberater selbst
- UStVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) und EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) — macht der Steuerberater oder ein Buchhaltungstool
- Banking-Integration (Kontoabgleich mit Zahlungseingängen) — Buchhaltungstools oder DATEV Unternehmen online
Der Unterschied zu vorher: Die Ausgangsrechnungen sind jetzt direkt aus Angebotsmeister in DATEV. Du sparst dir das Abtippen in ein zweites Tool. Alles andere — Belege, Bank, Steuer — läuft weiter so, wie es bei dir bisher lief.
Was kostet das?
DATEV-Export, ZUGFeRD-E-Rechnung und Kleinunternehmer-Unterstützung sind vollständig im Geselle-Plan enthalten. Das sind €39 pro Monat (bzw. €33 pro Monat bei jährlicher Zahlung) — kein Aufpreis, keine versteckten Kosten, keine Zusatzmodule.
Zum Vergleich: Ein separates Buchhaltungstool wie sevdesk Rechnung oder lexoffice kostet dich mindestens €8–15 pro Monat zusätzlich — plus die Zeit für doppelte Dateneingabe. Wenn du den DATEV-Export direkt in deiner Angebotssoftware hast, sparst du dir das zweite Abo und die Abtipparbeit gleich mit.
Fazit: Schluss mit dem sevdesk-Umweg — wenn Buchhaltung nicht dein Hauptproblem ist
Wenn Buchhaltung dein Hauptproblem ist — du willst Belegerfassung, UStVA, Banking-Integration und EÜR in einem Tool — dann ist ein Buchhaltungstool wie sevdesk oder lexoffice weiterhin die richtige Wahl. Die können mehr als nur Rechnungen exportieren.
Wenn Buchhaltung aber nur ein Nebenthema ist — du willst einfach deine monatlichen Rechnungen sauber an deinen Steuerberater übergeben, ohne Excel-Akrobatik und ohne ein zweites Tool zu pflegen — dann brauchst du keinen Umweg mehr. Angebotsmeister macht den DATEV-Export direkt.
Ein Klick, ein Zeitraum, eine CSV-Datei. Fertig.
Teste Angebotsmeister kostenlos — und starte deinen ersten DATEV-Export bereits im Geselle-Plan (€39/Monat, jederzeit kündbar). Mehr Details zum Format, den Kontenrahmen und dem genauen Ablauf findest du auf unserer DATEV-Export-Seite.
FAQ
Welches DATEV-Format erzeugt Angebotsmeister genau?
Einen originalen DATEV-EXTF-Buchungsstapel in der Formatversion 700 (Datenkategorie 21). Die Datei enthält die vollständige 125-Spalten-Struktur mit DATEV-Header, Windows-1252-Encoding, CRLF-Zeilenumbrüche und deutschem Dezimalformat mit Komma. Belegdatum wird als DDMM-Feld gesetzt, das Wirtschaftsjahr wird automatisch aus dem gewählten Zeitraum abgeleitet.
Funktioniert der Export mit DATEV Unternehmen online?
Ja. Du lädst die CSV-Datei direkt in DATEV Unternehmen online hoch (Menü: Belegbearbeitung → Buchungsstapel importieren). Alternativ kannst du die Datei deinem Steuerberater per E-Mail schicken, der sie dann in DATEV Rechnungswesen pro oder kanzlei importiert.
Werden auch stornierte Rechnungen exportiert?
Stornierte Rechnungen werden nicht in den Buchungsstapel aufgenommen. Nur gültige, aktive Rechnungen im gewählten Zeitraum werden exportiert. Das entspricht der Empfehlung der meisten Steuerberater — eine stornierte Rechnung hat keinen Umsatz und braucht daher keine Buchung.
Was ist mit Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen?
Angebotsmeister exportiert jede Rechnung als eigene Buchungszeile, unabhängig davon, ob es sich um eine Schluss-, Teil- oder Abschlagsrechnung handelt. Die Zuordnung zur korrekten Forderungsposition in DATEV übernimmt dein Steuerberater bzw. das DATEV-System selbst.
Muss ich Kleinunternehmer sein, um den Export zu nutzen?
Nein. Der DATEV-Export funktioniert für alle Handwerksbetriebe — ob mit Regelbesteuerung (19 % USt) oder als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Der Kleinunternehmer-Schalter ist optional und sorgt nur dafür, dass Rechnungen mit 0 % USt ausgestellt und auf die KU-spezifischen Erlöskonten gebucht werden.
Kann ich auch mehrere Monate auf einmal exportieren?
Ja. Der Zeitraum ist frei wählbar — du kannst einen einzelnen Tag, einen Monat, ein Quartal oder ein ganzes Jahr exportieren. Für den laufenden Monatsabschluss wählst du typischerweise „letzter Monat", für die Jahresabschluss-Übergabe an den Steuerberater den Jahreszeitraum.
Kostet der DATEV-Export extra?
Nein. DATEV-Export ist vollständig im Geselle-Plan enthalten (€39/Monat, €33/Monat bei jährlicher Zahlung). Kein Zusatzmodul, kein Aufpreis, keine versteckten Kosten. Im Lehrling-Plan (kostenlos) ist der Export nicht verfügbar — dafür musst du auf Geselle upgraden.
Hilfreiche Guides: Rechnung schreiben als Handwerker · Digitalisierung im Handwerk · Angebotsmeister vs. sevdesk · Abschlagsrechnung im Handwerk
Feature-Seite: DATEV-Export für Handwerker — alle Details zum Format, den Kontenrahmen und dem genauen Ablauf.