Rechnung schreiben als Handwerker: Pflichtangaben & Vorlage

Warum eine korrekte Rechnung so wichtig ist

Als Handwerker ist die Rechnung dein letzter Kontakt mit dem Kunden. Und gleichzeitig das Dokument, das der Steuerberater und das Finanzamt unter die Lupe nehmen. Eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass der Kunde die Zahlung verzögert, der Vorsteuerabzug versagt wird oder im schlimmsten Fall eine Betriebsprüfung Probleme macht.

Die gute Nachricht: Eine korrekte Handwerker-Rechnung zu erstellen ist kein Hexenwerk. Du musst nur wissen, welche Angaben Pflicht sind und welche Fehler du vermeiden solltest. In diesem Leitfaden erfährst du alles, was du brauchst, Schritt für Schritt, mit konkretem Beispiel.

Pflichtangaben auf einer Handwerker-Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) schreibt genau vor, was auf einer Rechnung stehen muss. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formell nicht korrekt. Und dein Geschäftskunde kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Die 10 Pflichtangaben

1. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Dein Firmenname (bei Einzelunternehmen: Vor- und Nachname), vollständige Adresse. Bei GmbH/UG zusätzlich: Geschäftsführer, Handelsregisternummer (HRB), Registergericht.

2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, Name bzw. Firma und Anschrift deines Kunden. Bei Privatpersonen reicht der Name, bei Geschäftskunden ist die vollständige Firmenbezeichnung Pflicht.

3. Steuernummer oder USt-IdNr., Mindestens eines von beiden. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist verpflichtend bei Rechnungen an EU-Geschäftskunden. Für Inlandsrechnungen reicht die Steuernummer.

4. Rechnungsdatum, Das Datum der Rechnungsstellung. Nicht das Leistungsdatum.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer, Eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Bewährt hat sich: "RE-2026-001". Es dürfen keine Lücken in der Nummerierung entstehen.

6. Art und Umfang der Leistung, Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen. Im Handwerk: Positionsliste mit Leistungsbeschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtpreis. Je detaillierter, desto besser.

7. Zeitpunkt der Leistung, Wann wurde die Arbeit ausgeführt? Bei Handwerkerleistungen reicht die Angabe des Monats (z. B. "Leistungszeitraum: März 2026"). Wichtig: Das Leistungsdatum muss angegeben werden, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum identisch ist.

8. Nettobetrag, Die Summe aller Positionen ohne Umsatzsteuer.

9. Steuersatz und Steuerbetrag, In der Regel 19 % MwSt. Den Steuerbetrag in Euro angeben. Bei Kleinunternehmern (§ 19 UStG): Hinweis auf Steuerbefreiung statt MwSt.-Ausweis.

10. Bruttobetrag, Netto + MwSt. = der Betrag, den der Kunde zahlt.

Zusätzliche Angaben (empfohlen)

• Bankverbindung, IBAN, BIC, Bankname. Ohne Bankdaten kann der Kunde nicht überweisen.
• Zahlungsziel, "Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" oder "Zahlbar bis [Datum]". Ohne Angabe gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen (§ 286 BGB).
• Skonto, Falls angeboten: "Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto."
• Bezug auf Angebot, "Gemäß Angebot Nr. AG-2026-042 vom 15.03.2026". Schafft Transparenz und vermeidet Diskussionen.
• Handwerkskammer-Mitgliedschaft, Optional, wirkt professionell.

Für Rechnungen an Geschäftskunden kommt eine Formfrage dazu: empfangen muss jeder Unternehmer E-Rechnungen schon seit 2025, ausstellen musst du sie ab 2027 bzw. 2028. Für Privatkunden ändert sich nichts.

Aufbau einer Handwerker-Rechnung

Eine professionelle Rechnung folgt dem gleichen Grundaufbau wie ein Angebot. Und orientiert sich idealerweise an der DIN 5008 für Geschäftsbriefe.

Kopfbereich

• Dein Firmenlogo und Firmenname
• Vollständige Adresse, Telefon, E-Mail, Website
• Steuernummer / USt-IdNr.
• Kundenadresse (positioniert für Fensterkuvert)

Rechnungsdetails

• Rechnungsnummer (z. B. RE-2026-015)
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum / Leistungszeitraum
• Bezug auf Angebot (optional)

Positionstabelle

Die Positionstabelle ist das Herzstück deiner Rechnung:

Summenblock

Fußbereich

• Zahlungsbedingungen und Zahlungsziel
• Bankverbindung (IBAN, BIC, Bank)
• Skonto-Hinweis (falls angeboten)
• Hinweis auf Gewährleistung (optional)
• bei Privatkunden: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und der Anteil der Lohnkosten (siehe unten)

Was bei Privatkunden zusätzlich auf die Rechnung gehört

Zwei Angaben betreffen fast jede Handwerkerrechnung an einen Privatkunden, und beide fehlen oft.

Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Arbeitest du an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück, muss dein Privatkunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren, und du musst ihn auf der Rechnung darauf hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Ein Satz im Fußbereich reicht:

"Bitte bewahren Sie diese Rechnung gemäß § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG zwei Jahre auf."

Die Lohnkosten für die Steuererklärung

Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt von der Steuer absetzen, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a EStG). Material zählt nicht dazu. Das Finanzamt erkennt den Abzug nur an, wenn die Arbeitskosten aus der Rechnung hervorgehen und der Kunde überwiesen hat, nicht bar bezahlt.

Weise deshalb Lohn-, Fahrt- und Maschinenkosten getrennt vom Material aus, oder nenne den Anteil unter dem Summenblock. Für das Beispiel oben:

"Im Rechnungsbetrag enthaltene Lohn- und Fahrtkosten: 2.380,00 € netto zzgl. 19 % MwSt., gesamt 2.832,20 € brutto."

Du sparst dir damit die Rückfrage im Frühjahr, wenn dein Kunde seine Steuererklärung macht.

Sonderfälle: kleine Beträge und Arbeiten für Bauunternehmen

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten weniger Pflichtangaben (§ 33 UStDV). Es genügen:

• dein Name und deine Anschrift
• das Rechnungsdatum
• Art und Umfang der Leistung
• der Bruttobetrag und der Steuersatz

Rechnungsnummer, Steuernummer und die Anschrift des Kunden dürfen fehlen. Für die schnelle Reparatur vor Ort ist das die passende Form. Bei Arbeiten am Grundstück gehören der Hinweis auf die Aufbewahrung und die Lohnkosten trotzdem dazu.

Bauleistungen für andere Bauunternehmen (§ 13b UStG)

Arbeitest du als Subunternehmer für einen Betrieb, der selbst Bauleistungen erbringt, schuldet er die Umsatzsteuer, nicht du. Du stellst die Rechnung netto, ohne Steuerbetrag, mit dem Satz:

"Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)."

Ob dein Auftraggeber darunter fällt, zeigt seine Bescheinigung vom Finanzamt (Vordruck USt 1 TG). Lass sie dir vor der ersten Rechnung geben.

Typische Fehler bei Handwerker-Rechnungen

1. Leistungsdatum fehlt

Der häufigste Fehler. Viele Handwerker schreiben das Rechnungsdatum, vergessen aber das Leistungsdatum. Das Finanzamt verlangt beides. Lösung: "Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum" oder "Leistungszeitraum: 10.–14. März 2026".

2. Leistungsbeschreibung zu vage

"Malerarbeiten laut Absprache" reicht nicht. Das Finanzamt und der Kunde brauchen eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung. Schreib genau auf, was du gemacht hast, mit Mengen, Einheiten und Einzelpreisen. Idealerweise spiegelst du die Positionen aus deinem Angebot.

3. Falsche Rechnungsnummer

Lücken oder doppelte Nummern in der Rechnungssequenz fallen bei einer Betriebsprüfung auf. Nutze ein System, das automatisch fortlaufende Nummern vergibt, das eliminiert menschliche Fehler.

4. MwSt. falsch ausgewiesen

19 % auf den Nettobetrag, das klingt simpel, führt aber regelmäßig zu Rundungsfehlern, wenn du Positionen einzeln rundest statt am Ende. Berechne die MwSt. immer auf den Netto-Gesamtbetrag.

5. Keine Bankverbindung

Klingt banal, passiert aber: Der Kunde will zahlen, findet aber keine Kontodaten auf der Rechnung. Jeder Tag Verzögerung kostet dich Liquidität.

Zahlungsziele im Handwerk

Welches Zahlungsziel ist üblich? Das hängt von deiner Verhandlungsposition und der Branche ab:

Tipp: Biete 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen an. Viele Geschäftskunden nutzen das, du bekommst dein Geld schneller und der Kunde spart. Auf dein gesamtes Auftragsvolumen gesehen sind die 2 % ein günstiger "Kredit" für schnelle Liquidität.

Abschlagsrechnungen bei größeren Aufträgen

Bei Aufträgen über 5.000 € oder mit mehrwöchiger Laufzeit sind Abschlagsrechnungen (Teilrechnungen) üblich und sinnvoll. Sie sichern deine Liquidität und verteilen das Risiko.

Typische Staffelung:

• 1. Abschlag (30–40 %), nach Auftragsbestätigung oder Baubeginn
• 2. Abschlag (30–40 %), nach Erreichen eines definierten Meilensteins
• Schlussrechnung (20–40 %), nach Abnahme der Leistung

Jede Abschlagsrechnung muss die gleichen Pflichtangaben wie eine normale Rechnung enthalten, plus den Hinweis "Abschlagsrechnung" und die Bezugnahme auf den Gesamtauftrag. In der Schlussrechnung werden alle bereits gezahlten Abschläge aufgeführt und abgezogen.

Rechnung aus Angebot erstellen

Der effizienteste Workflow: Du erstellst das Angebot einmal sorgfältig. Und überführst es nach Abschluss der Arbeiten in eine Rechnung. Die Positionen, Mengen und Preise bleiben (idealerweise) identisch. Abweichungen (z. B. Mehraufwand durch unvorhergesehene Untergrundsschäden) werden als zusätzliche Positionen oder Nachträge ausgewiesen.

Mit Angebotsmeister funktioniert das mit einem Klick: Angenommenes Angebot → Rechnung erstellen. Alle Positionen werden übernommen, die Rechnungsnummer automatisch vergeben, das PDF nach DIN 5008 generiert. Kein Abtippen, keine Rechenfehler.

Rechnung ohne Angebot: wenn es nie ein Angebot gab

Nicht jede Arbeit beginnt mit einem Angebot. Die tropfende Armatur, der Notdienst am Samstag, die Unterhaltsreinigung, die jeden Monat gleich läuft, das „Kannst du da noch schnell…“ auf der Baustelle: Hier wird gearbeitet und danach abgerechnet. Rechtlich ist das kein Problem, eine Rechnung braucht kein vorheriges Angebot. Die Pflichtangaben von oben gelten aber genauso.

Weil es keine Positionen gibt, die du übernehmen kannst, musst du drei Dinge sauber festhalten:

• Was genau gemacht wurde. Nicht „Reparatur Bad“, sondern „Einhebelmischer Waschtisch demontiert, neuen Mischer geliefert und montiert, Anschlüsse geprüft“. Je konkreter, desto weniger Rückfragen.
• Wie viel. Arbeitsstunden (am besten mit Stundenzettel), Material mit Menge, Anfahrt. Bei Stundenlohnarbeiten will der Kunde sehen, wofür er die Stunden zahlt.
• Wann. Das Leistungsdatum, oder bei Arbeit über mehrere Tage oder Wochen den Leistungszeitraum, z. B. „Leistungszeitraum: 04.08.–26.09.2026“.

Der beste Zeitpunkt, das festzuhalten, ist direkt nach der Arbeit, nicht Wochen später am Schreibtisch. Wer abends aus dem Gedächtnis abrechnet, vergisst die halbe Stunde Fehlersuche oder das zweite Eckventil.

Die Rechnung einsprechen

Genau dafür ist das Einsprechen gedacht: Du sagst im Auto oder noch vor Ort, was du gemacht hast, so wie du es einem Kollegen erzählen würdest. Zum Beispiel:

„Rechnung für Familie Brandt, Mühlenweg. Am Dienstag Waschtischarmatur getauscht, neuer Einhebelmischer 89 Euro, dazu zwei Eckventile à 12 Euro. Arbeitszeit eineinhalb Stunden à 58 Euro, Anfahrt pauschal 25 Euro.“

In Angebotsmeister wird daraus ein Rechnungsentwurf mit einzelnen Positionen, Mengen, Einheiten und dem Leistungsdatum. Beträge, die du nennst, übernimmt die KI so, und sie ergänzt keine Arbeiten, die du nicht erwähnt hast. Du ordnest den Kunden zu, prüfst die Positionen, und erst beim Finalisieren bekommt die Rechnung ihre fortlaufende Nummer. Lieber tippen als sprechen geht auch. Die Schritte im Einzelnen stehen in der Hilfe unter Rechnung ohne Angebot.

Gab es ein Angebot, ist der Weg noch kürzer: Aus dem angenommenen Angebot erstellst du die Rechnung, wie im Abschnitt oben beschrieben. Kam auf der Baustelle etwas dazu, ergänzt du es in der Rechnung als zusätzliche Position.

Worauf du beim Einsprechen achten solltest:

• Nenn Preise mit „Euro“, dann ist klar, dass es ein Betrag ist und keine Menge.
• Nenn den Zeitraum, wenn die Arbeit nicht an einem Tag erledigt war („August und September“, „letzte Woche Montag bis Mittwoch“).
• Prüf vor dem Versand die Pflichtangaben: Kundenadresse, Steuernummer, Bankverbindung. Eine Rechnung, die du selbst nicht gelesen hast, gehört nicht an den Kunden.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Falls du die Kleinunternehmerregelung nutzt (seit 2025: Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € netto und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € netto), weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen schreibst du auf die Rechnung:

"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich. Der Rechnungsbetrag ist dann gleich dem Nettobetrag. Achte darauf, dass du in diesem Fall auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen kannst.

FAQ

Muss ich als Handwerker eine Rechnung schreiben?

Ja. Bei Werkleistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück bist du nach § 14 UStG sogar verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen. Bei Geschäftskunden ist die Rechnung ohnehin Voraussetzung für die Zahlung und den Vorsteuerabzug.

Wann muss die Rechnung spätestens gestellt werden?

Bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken: spätestens 6 Monate nach Leistungserbringung. In der Praxis solltest du die Rechnung zeitnah nach Abnahme stellen, idealerweise innerhalb von 1–2 Wochen. Je länger du wartest, desto länger wartest du auf dein Geld.

Wie lange kann ich eine Rechnung noch stellen?

Dein Anspruch auf den Werklohn verjährt nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Kunde die Arbeit abgenommen hat (§§ 195, 199 BGB). Eine Arbeit, die im März 2026 abgenommen wurde, kannst du also bis Ende 2029 abrechnen. Die Pflicht, bei Arbeiten am Grundstück innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu schreiben, gilt unabhängig davon.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Dein Geschäftskunde verliert den Vorsteuerabzug, bis die Rechnung korrigiert ist. Du musst eine berichtigte Rechnung ausstellen. Bei einer Betriebsprüfung können fehlende Pflichtangaben zu Nachfragen und im schlimmsten Fall zu Schätzungen durch das Finanzamt führen.

Darf ich handgeschriebene Rechnungen ausstellen?

Grundsätzlich ja, das UStG schreibt keine bestimmte Form vor. Aber handgeschriebene Rechnungen wirken unprofessionell, sind fehleranfällig und schwer zu archivieren. Für die GoBD-konforme Aufbewahrung (8 Jahre) sind digitale Rechnungen deutlich praktischer.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

8 Jahre, sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen (seit 2025, vorher 10 Jahre; § 147 AO, § 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei digitalen Rechnungen muss das Original in unveränderter Form archiviert werden.

Schneller Rechnungen erstellen? Mit Angebotsmeister erstellst du Rechnungen direkt aus angenommenen Angeboten oder sprichst sie ein, auch ohne vorheriges Angebot. Keine Doppelarbeit, keine Rechenfehler. Kostenlos starten: drei KI-Angebote und eine KI-Rechnung pro Monat, deine erste Rechnung versendest du auch im kostenlosen Plan.

Weiterführend: Auftragsbestätigung im Handwerk, das Dokument zwischen Angebot und Rechnung. Angebot schreiben als Maler. So erstellst du das Angebot, aus dem die Rechnung entsteht. Stundenverrechnungssatz berechnen, die Basis für deine Preise, samt Rechner. Angebotssoftware Handwerk im Vergleich, 9 Tools die auch Rechnungen können. Und wenn der Kunde vorher nur eine Schätzung wollte: Kostenvoranschlag vs. Angebot.