Vorlage zum Download: Die Auftragsbestätigung-Vorlage gibt es kostenlos als Word zum Ausfüllen und als PDF zum Ausdrucken, mit allen Angaben, die hineingehören.
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigung (kurz: AB) ist ein Dokument, das den Vertragsschluss zwischen dir als Handwerker und deinem Kunden schriftlich festhält. Sie bestätigt: "Ja, ich habe deinen Auftrag angenommen. Und das sind die vereinbarten Konditionen."
Im Unterschied zum Angebot, das eine einseitige Willenserklärung ist ("Ich biete dir diese Leistung zu diesem Preis an"), dokumentiert die Auftragsbestätigung die beidseitige Einigung. Sie ist kein Pflichtdokument. Aber ein Dokument, das dir im Streitfall den Rücken stärkt.
Wann brauchst du eine Auftragsbestätigung?
Nicht bei jedem Auftrag ist eine formelle Auftragsbestätigung nötig. Hier eine Orientierung:
| Situation | AB empfohlen? |
|---|---|
| Kunde nimmt Angebot schriftlich an | Nein, das Angebot + Annahme ergeben bereits den Vertrag |
| Kunde erteilt Auftrag mündlich/telefonisch | Ja, Absicherung, dass beide das Gleiche verstehen |
| Abweichungen vom Angebot vereinbart | Ja, hält die geänderten Konditionen fest |
| Größerer Auftrag (> 5.000 €) | Ja, schützt beide Seiten |
| Öffentlicher Auftraggeber | Oft Pflicht durch Vergaberecht |
| Privatkunde nimmt über Kundenportal an | Nein, digitale Annahme dokumentiert den Vertragsschluss |
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Sprich deinen Auftrag ein. Angebotsmeister kennt die Marktpreise und erstellt das Angebot mit allen Positionen.
Faustregel: Wenn der Kunde dein Angebot unverändert schriftlich annimmt (per E-Mail, Unterschrift oder Kundenportal), brauchst du keine separate Auftragsbestätigung. Sobald etwas mündlich vereinbart oder vom Angebot abweicht, schreib eine AB.
Pflichtangaben auf der Auftragsbestätigung
Rechtlich gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben für Auftragsbestätigungen (anders als bei Rechnungen). Trotzdem solltest du diese Angaben immer aufführen, damit das Dokument seinen Zweck erfüllt:
Unverzichtbare Angaben
- Deine vollständigen Firmendaten, Name, Anschrift, Telefon, E-Mail
- Kundendaten, Name/Firma und Anschrift des Auftraggebers
- Datum der Auftragsbestätigung
- Bezug auf das Angebot, "Gemäß unserem Angebot Nr. AG-2026-042 vom 15.03.2026"
- Leistungsumfang, Welche Arbeiten werden ausgeführt? Entweder als Positionsliste (identisch zum Angebot) oder als Verweis auf das Angebot
- Gesamtpreis, Netto, MwSt. Und Brutto
- Ausführungszeitraum, Wann beginnst du, wann ist die Arbeit voraussichtlich abgeschlossen?
- Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Abschlagszahlungen, Skonto
Empfohlene Zusatzangaben
- Abweichungen vom Angebot, Falls vereinbart: geänderte Mengen, Preise oder Leistungen klar ausweisen
- Materialangaben, Welche Materialien werden verwendet (Marke, Qualität, RAL-Ton)?
- Zugang und Voraussetzungen, "Räume müssen leergeräumt und zugänglich sein"
- Hinweis auf AGB, Falls du AGB verwendest, hier darauf verweisen
- Gewährleistung, Standard im Handwerk: 5 Jahre nach BGB (§ 634a)
Auftragsbestätigung vs. Angebot vs. Rechnung
Diese drei Dokumente werden oft verwechselt. Hier die Abgrenzung:
| Angebot | Auftragsbestätigung | Rechnung | |
|---|---|---|---|
| Wann? | Vor dem Auftrag | Nach Auftragserteilung | Nach Leistungserbringung |
| Zweck | Leistung und Preis anbieten | Vertragsschluss dokumentieren | Zahlung einfordern |
| Rechtliche Bindung | Bindend für den Anbieter (Bindungsfrist) | Bestätigt beidseitige Einigung | Zahlungsverpflichtung |
| Pflichtdokument? | Nein | Nein | Ja (bei Grundstücks-Werkleistungen) |
| Positionen identisch? | Basis | Identisch oder angepasst | Identisch oder angepasst |
Typischer Workflow: Angebot → Kunde nimmt an → Auftragsbestätigung → Arbeit ausführen → Rechnung
War dein Dokument kein Angebot, sondern ein Kostenvoranschlag, gilt der Preis nur als Schätzung. Den Unterschied erklärt Kostenvoranschlag vs. Angebot.
So erstellst du eine Auftragsbestätigung
Schritt 1: Angebot als Basis nehmen
Die Auftragsbestätigung basiert auf dem Angebot, das der Kunde angenommen hat. Idealerweise übernimmst du die Positionen 1:1. Falls es Änderungen gab (z. B. "Doch lieber Q3 statt Q2 spachteln"), passt du die betreffenden Positionen an und kennzeichnest die Änderung.
Schritt 2: Ausführungszeitraum festlegen
Nenne einen konkreten Zeitraum: "Ausführung geplant für KW 14–15 (31. März – 11. April 2026)". Das gibt dem Kunden Planungssicherheit und dir einen verbindlichen Rahmen.
Schritt 3: Zahlungsbedingungen klären
Spätestens jetzt sollten die Zahlungskonditionen feststehen. Bei größeren Aufträgen: Abschlagszahlungen vereinbaren (z. B. 30 % bei Baubeginn, 30 % nach Hälfte der Arbeiten, 40 % nach Abnahme).
Schritt 4: Dokument versenden
Per E-Mail als PDF, genau wie dein Angebot. Bewahre eine Kopie auf. Falls der Kunde die AB nicht aktiv bestätigt (Unterschrift), gilt sein Schweigen in der Regel als Zustimmung, wenn die AB dem mündlich Vereinbarten entspricht.
Rechtliche Bedeutung: Was passiert ohne Auftragsbestätigung?
Ohne schriftliche Auftragsbestätigung gilt im Streitfall: Aussage gegen Aussage. Der Kunde behauptet, ihr hättet "nur Q2" vereinbart, du bist sicher, dass Q3 besprochen wurde. Ohne Dokument hast du schlechte Karten.
Die Auftragsbestätigung ist dein Beweisdokument. Sie schützt dich besonders bei:
- Preisstreitigkeiten, "Das war aber billiger vereinbart!"
- Leistungsumfang, "Das sollte doch auch gemacht werden!"
- Terminverzug, "Sie haben gesagt, bis Freitag ist alles fertig!"
- Nachträgen, Die AB zeigt, was zum Grundauftrag gehört und was nicht
Auftragsbestätigung automatisieren
Den manuellen Aufwand kannst du drastisch reduzieren. Mit Angebotsmeister generierst du eine Auftragsbestätigung direkt aus dem angenommenen Angebot, als professionelles PDF im DIN-5008-Format, mit deinem Firmenlogo und allen relevanten Daten. Die Positionen werden automatisch übernommen, der Ausführungszeitraum ergänzt, und du verschickst das Dokument per E-Mail.
Besonders praktisch mit dem Kundenportal: Dein Kunde nimmt das Angebot digital an. Und die Auftragsbestätigung wird automatisch generiert. Kein Hin-und-Her, kein Papierkram.
FAQ
Ist eine Auftragsbestätigung ein Vertrag?
Nicht direkt. Die Auftragsbestätigung dokumentiert den Vertragsschluss, ist aber selbst kein eigenständiger Vertrag. Der Vertrag kommt durch Angebot + Annahme zustande. Die AB hält nur fest, was vereinbart wurde. Trotzdem hat sie im Streitfall hohe Beweiskraft.
Muss der Kunde die Auftragsbestätigung unterschreiben?
Nein. Eine Auftragsbestätigung bedarf keiner Gegenzeichnung. Du sendest sie, der Kunde erhält sie. Wenn er nicht widerspricht und die AB dem entspricht, was mündlich vereinbart wurde, gilt sie als anerkannt. Bei Abweichungen vom Angebot ist eine Unterschrift allerdings empfehlenswert.
Kann ich die Auftragsbestätigung nachträglich ändern?
Nur im gegenseitigen Einvernehmen. Wenn sich nach Auftragserteilung etwas ändert (z. B. Mehraufwand durch unvorhergesehene Untergrundsschäden), erstellst du einen Nachtrag (Nachtragsangebot), den der Kunde genehmigt. Die ursprüngliche AB bleibt bestehen, der Nachtrag ergänzt sie.
Wie lange muss ich Auftragsbestätigungen aufbewahren?
Im Handwerk gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre für Geschäftsbriefe (dazu zählt die AB) oder 8 Jahre, wenn die AB buchungsrelevant ist (z. B. als Grundlage für Abschlagsrechnungen; seit 2025, vorher 10 Jahre). Im Zweifelsfall: 8 Jahre aufbewahren.
Solange noch keine Auftragsbestätigung kommt: Angebote systematisch nachfassen, mit Vorlage und Timing. Wie viel Umsatz an den Angeboten hängt, bei denen du nie nachfragst, zeigt dir der Nachfass-Rechner.
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