Sekretärin
Die Sekretärin beantwortet WhatsApp-Anfragen 24/7, qualifiziert Leads automatisch und erstellt Angebotsentwürfe zur Genehmigung.
Kurz gesagt
Wenn ein Kunde dich auf WhatsApp anschreibt, antwortet die Sekretärin automatisch innerhalb von 60 Sekunden. Sie sammelt die wichtigsten Informationen, erstellt einen Angebotsentwurf und legt ihn dir ins Postfach. Du tippst "Absenden" und das Angebot geht zum Kunden zurück. Alles 24/7, ohne dass du dich einmischen musst, außer beim Absenden.
So geht's
Sekretärin aktivieren
Gehe in deine Betriebseinstellungen unter KI-Helfer. Schalte die Sekretärin an. Sie funktioniert nur, wenn dein WhatsApp-Keyword konfiguriert ist (siehe Anleitung WhatsApp-Integration).
Hinweis: Die Sekretärin gehört zur KI-Crew im Meister-Tarif und wird zusätzlich pro Betrieb in den Einstellungen aktiviert. In Lehrling und Geselle ist sie nicht verfügbar.
Kunden schreiben an, Sekretärin antwortet
Während du auf der Baustelle bist, schreiben dir Kunden auf WhatsApp. Die Sekretärin schreibt ihnen sofort zurück:
"Hi, hier ist die digitale Assistenz von [Dein Betrieb]. Ich fange schon mal ein paar Fragen an, damit [Dein Name] dir gleich gezielt antworten kann. Ist das OK?"
Diese Nachricht ist wichtig: Sie sagt ehrlich, dass eine KI antwortet. Das ist rechtlich vorgeschrieben (EU-AI-Act) und baut Vertrauen auf.
Automatische Qualifizierung
Die Sekretärin stellt gezielt Fragen zu:
- Art der Arbeit (Renovierung, Wartung, Neubau)
- Gewerk (Malerei, Heizung, etc.)
- Umfang der Arbeit
- Adresse / Postleitzahl
- Zeitrahmen
- Kontaktdaten des Kunden
Sie merkt sich, was der Kunde sagt. Fehlende Infos fragt sie höflich nach, maximal 3 Nachfragen. Die Konversation bleibt kurz und natürlich, keine langen Formulare.
Entwurf landet im Postfach
Sind genug Infos da (mindestens 4 der 6 Punkte), erstellt die Sekretärin automatisch einen Angebotsentwurf und legt ihn dir ins Postfach. Eine Push-Benachrichtigung sagt dir Bescheid.
Das Angebot ist sofort einsatzbereit. Oder du kannst es noch anpassen, bevor es losgeht.
Du entscheidest: Senden oder bearbeiten
Du tippst im Postfach auf den Entwurf, siehst die Konversation mit dem Kunden und das fertige Angebot. Jetzt kannst du:
- Direkt "Absenden" tappen, das Angebot landet im selben WhatsApp-Thread beim Kunden
- Änderungen vornehmen, Preise, Beschreibung, Zeitrahmen anpassen
- Ablehnen, die Konversation geht stillschweigend zu
Der Kunde bekommt nur das zu sehen, was du freigibst. Kein automatisches Versenden.
Tiefer eintauchen
WhatsApp-Integration einrichten
Die Sekretärin funktioniert nur mit WhatsApp. So verbindest du deinen Betrieb mit WhatsApp.
KI-Helfer-Budget verstehen
Alle KI-Helfer teilen sich ein monatliches Budget. So funktioniert die Kostenverteilung.
Angebote schreiben und versenden
Nach der Sekretärin: Wie du Angebote erstellst, bearbeitest und versendest.