E-Rechnung im Handwerk: Fristen, Formate und was heute schon gilt

Die Frist, die dich heute schon trifft, ist nicht 2028

Die meisten Betriebe kennen eine Jahreszahl zur E-Rechnung, und meistens ist es die falsche. 2027, 2028, irgendwann. Beides stimmt und beides betrifft das Ausstellen.

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt und keine Übergangsfrist hat, ist das Empfangen. Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Dafür braucht der Absender deine Zustimmung nicht, und du kannst dich nicht darauf berufen, noch nicht so weit zu sein. Das BMF formuliert es so: die Ausstellung einer E-Rechnung an einen anderen inländischen Unternehmer "bedarf nicht der Zustimmung des Leistungsempfängers. Dieser hat die technischen Voraussetzungen für den Empfang einer E-Rechnung zu schaffen."

Praktisch heißt das für einen Handwerksbetrieb: ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Was nicht reicht, ist die XML-Datei zu löschen, weil sie komisch aussieht — dazu unten mehr, denn genau daran hängen acht Jahre Aufbewahrung.

Die Fristen, wörtlich aus dem Gesetz

Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Ausgeschrieben:

Zwei Details, die in vielen Zusammenfassungen untergehen:

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 Abs. 2 UStG, also 2026 für das Jahr 2027 — nicht der Gewinn und nicht die Mitarbeiterzahl.

Papier ist in der Übergangszeit immer erlaubt, ein PDF nicht. Das Gesetz unterscheidet: auf Papier "oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht". Eine PDF-Rechnung per Mail ist so ein anderes elektronisches Format. Sie braucht also die Zustimmung des Kunden — das war auch vorher schon so, fällt aber jetzt mehr Leuten auf.

Was das für einen Betrieb mit drei Leuten bedeutet

Dein eigenes Datum ist mit ziemlicher Sicherheit 2028: 800.000 € Gesamtumsatz erreicht ein Betrieb mit einem Meister und zwei Gesellen praktisch nicht.

Deine Auftraggeber sind aber früher dran. Generalunternehmer, Hausverwaltungen, größere Bauträger, Kommunen — die stellen ab 2027 E-Rechnungen aus, und wer selbst umgestellt hat, will die Rechnungen seiner Nachunternehmer nicht mehr abtippen. In der Praxis kommt die Anforderung deshalb nicht vom Finanzamt, sondern vom größten Kunden, und zwar ein Jahr vor deiner eigenen Frist.

Was eine E-Rechnung ist — und was nur so aussieht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Norm EN 16931 entspricht und maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF ist das nicht. Auch ein sehr ordentliches PDF ist das nicht. Auch ein eingescanntes Papier mit Texterkennung ist das nicht.

Zulässig sind im Wesentlichen zwei Wege:

XRechnung — reines XML, kein Bild. Das ist der Standard, den öffentliche Auftraggeber seit Jahren verlangen. Menschen können es nicht lesen, Buchhaltungssoftware schon.

ZUGFeRD / Factur-X — ein Hybridformat: ein PDF, in das die XML-Datei eingebettet ist. Dein Kunde sieht eine normale Rechnung, seine Software liest den strukturierten Teil. Für das Handwerk ist das der praktischere Weg, weil derselbe Beleg für den Menschen und für die Maschine funktioniert.

Die Falle: nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung

Hier machen viele Anbieter — und viele Ratgeber — es sich zu einfach. ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, und zwei davon zählen nicht. Das BMF schreibt wörtlich:

"Beispielsweise das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 — ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL — beruht auf der Normenreihe EN 16931 und fällt somit unter die zulässigen E-Rechnungs-Formate."

Der Grund ist inhaltlich: MINIMUM enthält nur reduzierte Kopfdaten, BASIC-WL enthält keine Rechnungspositionen (WL steht für "without lines"). Beide transportieren also nicht alle steuerlichen Pflichtangaben in strukturierter Form. Sie sind eine Buchungshilfe, keine Rechnung.

Wenn du dir eine Software ansiehst, ist das die eine Frage, die du stellen solltest: in welchem Profil erzeugt ihr? "Wir können ZUGFeRD" ist keine Antwort. Angebotsmeister erzeugt ZUGFeRD 2.3 im Profil EN 16931 — vollständige Positionen, vollständige Steueraufschlüsselung, dieselbe inhaltliche Tiefe wie eine XRechnung.

Was passiert, wenn du die Pflicht verpasst

Hier lohnt es sich, genau zu lesen, weil die kursierenden Warnungen in beide Richtungen falsch sind.

Besteht die Pflicht und du stellst stattdessen eine normale Rechnung aus, dann ist das laut BMF "nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG, so dass diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt".

Das trifft in erster Linie nicht dich, sondern deinen Kunden: er zieht die Vorsteuer. Deine Rechnung wird dadurch nicht ungültig und dein Geld nicht weniger — aber du hast deinem Auftraggeber ein Problem geschickt.

Und die Einschränkung, die die Panikartikel weglassen: das BMF stellt im selben Schreiben klar, dass die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug "bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung regelmäßig erfüllt sein" werden. Der Vorsteuerabzug ist also nicht automatisch weg. Was bleibt, ist eine Diskussion mit dem Finanzamt, die dein Kunde nicht führen will — und der Grund, warum er beim nächsten Auftrag jemanden nimmt, der es kann.

Sauber reparieren lässt sich der Fall übrigens nur in derselben Form: eine Rechnungsberichtigung für einen E-Rechnungs-pflichtigen Umsatz muss selbst als E-Rechnung erfolgen. "Die fehlenden Angaben in einer anderen Form" nachzureichen, reicht ausdrücklich nicht.

Acht Jahre, und zwar die XML-Datei

Der Punkt, an dem in der Praxis am meisten schiefgeht, steht in § 14b Abs. 1 UStG und in Randnummer 60 des BMF-Schreibens:

"Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt."

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF mit dem eingebetteten XML — unverändert.

Was damit nicht genügt:

• die Rechnung ausdrucken und den Ausdruck ablegen
• aus dem XML ein neues, "schönes" PDF erzeugen und nur das behalten
• den Beleg in ein anderes Format konvertieren und das Original wegwerfen

Eine Entwarnung gibt das Schreiben aber auch: allein deshalb, weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems gespeichert und archiviert werden, liegt kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG vor. Ein sauber sortierter Ordner ist also nicht per se ein Problem — die Unversehrtheit ist es, worauf es ankommt.

Wen es nicht trifft

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Nach Randnummer 22 des BMF-Schreibens und §§ 33, 34, 34a UStDV dürfen immer als normale Rechnung ausgestellt werden:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (brutto)
• Fahrausweise für die Personenbeförderung
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG

Dazu kommt der große Fall, den viele Handwerksbetriebe übersehen: die E-Rechnungspflicht gilt nur B2B. Für Privatkunden ändert sich nichts. Wer überwiegend für Hausbesitzer arbeitet, ist vom Ausstellen also kaum betroffen — von der Empfangspflicht allerdings trotzdem, denn seine Lieferanten und Großhändler sind Unternehmer.

Wichtig für Kleinunternehmer: befreit ist nur das Ausstellen. Empfangen müssen sie können wie alle anderen.

Was du jetzt konkret tun solltest

Heute, unabhängig von jeder Frist:

1. Eine E-Mail-Adresse festlegen, an die Rechnungen gehen, und sie deinen Lieferanten nennen.
2. Aufhören, XML-Anhänge zu löschen. Wenn ein Lieferant dir eine E-Rechnung schickt, ist die XML-Datei der Beleg — nicht das PDF daneben.
3. Klären, wo diese Dateien acht Jahre unverändert liegen. Der Steuerberater hat dazu meistens schon eine Antwort.

Vor 2027, wenn du größere gewerbliche Auftraggeber hast:

4. Beim größten Kunden fragen, ab wann er E-Rechnungen erwartet und in welchem Format.
5. Prüfen, ob deine Software EN 16931 erzeugt — nicht "ZUGFeRD", sondern das Profil.

Vor 2028, wenn du überwiegend privat arbeitest:

6. Bis dahin reicht es, das Thema im Blick zu behalten. Die Umstellung selbst ist ein Nachmittag, nicht ein Projekt.

FAQ

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, keine maschinenlesbare Rechnung. In der Übergangszeit darfst du es mit Zustimmung deines Kunden weiter verschicken. Ab deiner Ausstellungspflicht nicht mehr.

Reicht ZUGFeRD?

Nur ab Version 2.0.1 und nur außerhalb der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Frag deinen Softwareanbieter nach dem Profil, nicht nach dem Format. EN 16931 ist die sichere Antwort.

Muss ich ab 2027 oder ab 2028 umstellen?

Nach dem Gesetz: ab 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 2028. In der Praxis: sobald dein größter gewerblicher Auftraggeber umstellt, weil er dann keine PDFs mehr abtippen will.

Muss ich meinen Privatkunden E-Rechnungen schicken?

Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmern. Du darfst es, dein Kunde kann damit aber nichts anfangen.

Was ist mit Abschlagsrechnungen und Gutschriften?

Für sie gelten dieselben Regeln wie für die Schlussrechnung. Wenn der Umsatz E-Rechnungs-pflichtig ist, muss auch die Abschlagsrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden — und eine Korrektur ebenfalls.

Brauche ich dafür eine teure Software?

Nein. Die Aufgabe ist klein: aus deinen Positionen ein normkonformes XML erzeugen und es unverändert aufbewahren. Teuer wird es nur, wenn man dabei gleich ein ERP mitkauft.

Angebotsmeister erzeugt zu jeder Rechnung eine ZUGFeRD-2.3-Datei im Profil EN 16931 — vollständige Positionen und vollständige Steueraufschlüsselung, nicht die Kurzform, die als Buchungshilfe gilt. Das Angebot sprichst du auf der Baustelle ein, die Rechnung entsteht daraus, und die E-Rechnung fällt am Ende einfach mit ab. Jetzt kostenlos testen.

Weiterführend: Rechnung schreiben im Handwerk, von der Pflichtangabe bis zur Zahlungserinnerung. Abschlagsrechnung im Handwerk, Teilzahlungen richtig stellen. DATEV-Import für Handwerker, wie die Belege beim Steuerberater ankommen. Kostenvoranschlag vs. Angebot, was rechtlich bindet und was nicht.

Stand: 14. September 2026. Dieser Artikel gibt den Rechtsstand nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) wieder, das das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (BStBl I S. 1320) ändert und ergänzt. Er ersetzt keine Steuerberatung.