Ein Bautagebuch schreibt man nicht für sich. Man schreibt es für den Tag, an dem der Kunde sagt, die Wand sei nie gespachtelt worden, der Estrich sei zu spät gekommen oder die zusätzliche Fußleiste habe niemand bestellt. Dann zählt, was an dem Tag aufgeschrieben wurde, und nicht, woran du dich erinnerst.
Was ein Bautagebuch festhalten sollte, und warum
Ein Eintrag pro Arbeitstag, und zwar am selben Tag. Rein gehört, was du später beweisen musst:
- Datum und Wetter: Bei Außenarbeiten erklärt Regen oder Frost, warum ein Tag ausfiel.
- Wer war da, wie lange: Grundlage für die Abrechnung nach Stunden und für den Soll-Ist-Vergleich.
- Was gemacht wurde: in den Worten der Positionen, damit klar ist, welche Leistung an welchem Tag lief.
- Material: was verbaut wurde, vor allem, wenn es nicht im Angebot stand.
- Besonderheiten: Behinderungen (der Vorgänger ist nicht fertig, kein Strom), Anweisungen des Kunden, zusätzliche Wünsche.
- Mängel: an der Vorleistung, die du vorfindest, und an deiner eigenen Arbeit, die du behebst.
- Fotos: vorher, während, nachher, jeder Mangel.
Wozu das gut ist: Ein Zusatzwunsch, den du am selben Tag festhältst, wird zum Nachtragsangebot, bevor du die Arbeit machst. Eine Behinderung, die dokumentiert ist, erklärt eine Verzögerung. Und bei der Abnahme zeigen die Fotos, wie es vorher aussah.
Checkliste zum Kopieren
- Datum, Baustelle, Auftrag
- Wetter (bei Außenarbeiten)
- Anwesende, mit Beginn, Ende und Pausen
- ausgeführte Arbeiten, Position für Position
- verbautes Material, mit Menge
- Behinderungen und Wartezeiten, mit Ursache
- Anweisungen und Zusatzwünsche des Kunden
- Mängel, vorgefunden und behoben
- Fotos mit Datum
- wer den Eintrag geschrieben hat
Papier, Word, App: ehrlich verglichen
| Weg | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|
| Papier, Durchschreibebuch | immer dabei, kein Akku, jeder kann es | Fotos fehlen, Handschrift, abends nachgetragen, geht verloren |
| Word oder Excel | ordentlich, druckbar | am Schreibtisch, also abends; Fotos einzeln einfügen |
| App | auf der Baustelle, Fotos direkt dabei, Zeiten gerechnet | braucht ein Handy und die Gewohnheit, es zu benutzen |
Diesen Preis ins Angebot übernehmen: in 30 Sekunden
Sprich deinen Auftrag ein. Angebotsmeister kennt die Marktpreise und erstellt das Angebot mit allen Positionen.
Das größte Problem ist bei allen dreien dasselbe: Wer abends schreibt, schreibt zu wenig oder gar nicht. Deshalb zählt, wie schnell der Eintrag auf der Baustelle geht. Wer seine Stunden schon digital erfasst, findet in Stundenzettel digital im Handwerk die Grundlage dazu.
Die Bauakte in Angebotsmeister
In Angebotsmeister heißt das Bautagebuch Bauakte. Sie entsteht von selbst, sobald dein Kunde ein Angebot annimmt, und sammelt alles zum Auftrag an einer Stelle:
- Verlauf und Dokumente (ab Geselle): Angebot, Nachträge, Rechnungen, wann der Kunde was geöffnet, gefragt oder angenommen hat, alles nach Datum.
- Arbeitstag einsprechen (Meister): Am Feierabend erzählst du in höchstens 90 Sekunden, was heute lief: „Matti 8,5 Stunden, eine Rolle Vlies verbraucht, der Kunde will noch einen Meter Fußleiste.“ Die App sortiert das in Stunden, Material und Nachtragsvorschläge, du prüfst und übernimmst es in die Bauakte. Die Aufnahme selbst steht im Verlauf.
- Zeiten (Meister): je Mitarbeiter mit Beginn, Ende und Pause, auf Wunsch einer Position zugeordnet, mit Soll-Ist-Vergleich.
- Fotos (Meister): nach Phasen sortiert, Vorher, Während, Nachher, Mängel, Abnahme, mit Raum und Beschreibung.
- Abnahme (Meister): Mängel erfassen, du und der Kunde unterschreiben auf dem Gerät, das Abnahmeprotokoll als PDF.
Ein eigenes Feld für das Wetter hat die Bauakte nicht. Sag es im Arbeitstag mit, dann steht es in der Aufnahme im Verlauf.
Ehrlich dazu: Die Bauakte gibt es ab dem Geselle-Plan (49 € im Monat netto). Arbeitstag einsprechen, Zeiten, Fotos und Abnahme tragen das Abzeichen Meister und sind im Meister-Plan (99 € im Monat netto). Im kostenlosen Lehrling gibt es keine Bauakte.
Kostenlos starten mit deinem ersten Angebot; die Bauakte kommt mit dem ersten Auftrag.
FAQ
Ist ein Bautagebuch für Handwerker Pflicht?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht für Handwerksbetriebe gibt es nicht. Es kann aber im Vertrag vereinbart sein, und bei einem VOB/B-Vertrag musst du zum Beispiel Behinderungen anzeigen und Leistungen nachweisen. Ohne Aufzeichnungen vom selben Tag stehst du dann mit deiner Erinnerung gegen die des Kunden.
Wie lange bewahre ich das Bautagebuch auf?
Mindestens so lange, wie die Gewährleistung läuft. Bei Arbeiten an einem Bauwerk sind das in der Regel fünf Jahre ab der Abnahme. Was in der Zeit auf dich zukommen kann, steht in Gewährleistung im Handwerk.
Reicht eine Fotomappe auf dem Handy?
Für den Zustand vorher und nachher hilft sie. Was sie nicht zeigt: wer wann da war, was angewiesen wurde und was dazukam. Fotos ohne Datum und Zusammenhang zum Auftrag sind im Streit wenig wert.
Das Wichtigste
- Ein Eintrag pro Arbeitstag, am selben Tag: Leute, Stunden, Arbeiten, Material, Besonderheiten, Mängel, Fotos.
- Das Bautagebuch ist dein Nachweis bei Streit, für Nachträge und bei der Abnahme.
- In Angebotsmeister sprichst du den Arbeitstag ein; Zeiten, Fotos und Abnahme sind im Meister-Plan.
