E-Rechnung erstellen als Handwerker: ZUGFeRD Schritt für Schritt

Ab wann die E-Rechnung für dich Pflicht wird, steht in unserem Artikel E-Rechnung im Handwerk. Hier geht es ums Machen: was eine E-Rechnung ist, welche Wege es gibt, auch kostenlose, und wie du sie aus deinem Angebot erzeugst.

Was eine E-Rechnung ist, und ab wann du sie brauchst

Das Bundesfinanzministerium beschreibt die Regeln in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung und in drei BMF-Schreiben (15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026). Das Wichtigste, Stand 10.11.2026:

Als E-Rechnung zählen laut BMF insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale Rechnung, trägt aber die Rechnungsdaten als XML in sich. Die Buchhaltung deines Kunden liest sie direkt ein.

Neu für Bauleistungen ist das BMF-Schreiben vom 15.10.2026: Im strukturierten Teil der E-Rechnung dürfen nur die einzelnen Gewerke mit ihren Summen stehen; das ganze Leistungsverzeichnis kann als lesbarer Anhang mit. Abschlagsrechnungen, die du vor dem Beginn deiner eigenen Pflicht stellst, müssen keine E-Rechnungen sein.

Kostenlose Wege, fair genannt

Wer nur selten an Geschäftskunden schreibt, sucht zuerst den kostenlosen Weg. Was es gibt, geprüft am 10.11.2026:

• E-Rechnungsviewer bei ELSTER: zeigt eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung lesbar an. Ein Dienst der Steuerverwaltung zum Ansehen; erstellen kannst du dort keine.
• E-Rechnung-Bund: Mit der Weberfassung schreibst du eine E-Rechnung im Browser, aber nur an Behörden des Bundes und einiger Länder, nicht an Betriebe oder Hausverwaltungen.
• Validator der KoSIT: prüft, ob eine XRechnung den Regeln entspricht. Freie Software, gedacht für Entwickler, keine Webseite zum Hochladen.
• sevdesk Kostenlos-Tarif: laut sevdesk dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte, mit bis zu 3 Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat nach ZUGFeRD und XRechnung. Angebote sind im kostenlosen Tarif nicht genannt.
• Testphasen: Viele Rechnungsprogramme lassen sich eine Zeit lang kostenlos testen, etwa Lexware Office 30 Tage. Für eine dauerhafte Lösung zählt der Preis danach.

Das BMF selbst empfiehlt keine bestimmte Software und weist darauf hin, dass es auch kostenlose Werkzeuge privater Anbieter gibt. Eine kostenlose Software der Verwaltung zum Erstellen von E-Rechnungen an Betriebe haben wir nicht gefunden.

Schritt für Schritt mit Angebotsmeister

In Angebotsmeister wird die E-Rechnung aus dem Angebot, das dein Kunde angenommen hat. Du tippst nichts zweimal.

1. Rechnung erstellen: Im angenommenen Angebot auf „Rechnung erstellen“. Alle Positionen sind drin; du passt an, was anders gelaufen ist. Ohne Angebot sprichst du die Rechnung ein: was du gemacht hast, wann und was es kostet.
2. Prüfen: In der Vorschau siehst du die Rechnung, wie dein Kunde sie bekommt. Fehlt im Briefkopf die Steuernummer oder beim Kunden die Anschrift, fragt die App vor dem Senden danach.
3. Senden: „Per E-Mail senden“ gibt der Rechnung ihre fortlaufende Nummer und schickt sie. Ab dem Geselle-Plan ist das angehängte PDF eine E-Rechnung nach ZUGFeRD, Profil EN 16931: dieselbe Datei, die du auch über „E-Rechnung (ZUGFeRD)“ im Menü der Rechnung herunterlädst.
4. An den Steuerberater: Mit dem DATEV-Export für deinen Steuerberater gehen deine Rechnungen als Buchungsstapel raus, SKR 03 oder 04.

Ehrlich dazu: Im kostenlosen Lehrling-Plan schreibst und sendest du deine erste Rechnung, aber als normales PDF, ohne E-Rechnung und ohne DATEV-Export. Beides gibt es ab dem Geselle-Plan für 49 € im Monat netto (44 € bei jährlicher Zahlung). Mehr zu den Wegen zur Rechnung auf der Seite Rechnung per App.

Pflichtangaben-Checkliste

Eine E-Rechnung braucht dieselben Angaben wie jede Rechnung nach § 14 UStG. Prüf vor dem Senden:

• Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Entgelt, nach Steuersätzen aufgeteilt
• Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
• bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatkunden: der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss
• bei einer Schlussrechnung: die bezahlten Abschläge

Wie eine Rechnung im Handwerk insgesamt aufgebaut ist, steht in Rechnung schreiben im Handwerk.

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FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind laut BMF von der Pflicht ausgenommen. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, ein E-Mail-Postfach reicht. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht ab dann auch für dich.

Was gilt, wenn mein Kunde eine Privatperson ist?

Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Du kannst ihnen weiter ein PDF oder Papier geben. Eine ZUGFeRD-Rechnung stört sie nicht: Sie sehen ein normales PDF.

Wie prüfe ich, ob meine Datei eine E-Rechnung ist?

Öffne sie im E-Rechnungsviewer bei ELSTER: Zeigt er die Rechnung an, sind die Daten lesbar drin. Eine formale Prüfung gegen die Regeln macht ein Validator. Das BMF nennt die Prüfung empfehlenswert, aber keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung.

Sind Rechnungen bis 250 € ausgenommen?

Ja, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto müssen keine E-Rechnungen sein.