Schlussrechnung im Handwerk: Abschläge abziehen, Fälligkeit, Muster

Die Schlussrechnung ist die letzte Rechnung zu einem Auftrag. Sie listet alle erbrachten Leistungen auf, auch die Nachträge, rechnet Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag über den ganzen Auftrag und zieht dann jeden bezahlten Abschlag mit seinem Netto und seiner Steuer ab. Was übrig bleibt, ist die Schlusszahlung. Bei einem Bauvertrag wird sie erst fällig, wenn der Kunde abgenommen hat und die Schlussrechnung prüffähig ist (§ 650g Abs. 4 BGB).

Stand: 21. Oktober 2026. Die Paragrafen sind unten verlinkt. Dieser Beitrag erklärt, wie es im Normalfall läuft, er ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Streit über eine Schlussrechnung fragst du deine Handwerkskammer oder einen Anwalt.

Wie du die Abschläge davor stellst, steht im Leitfaden Abschlagsrechnung im Handwerk. Die normalen Pflichtangaben jeder Rechnung findest du unter Rechnung schreiben als Handwerker, eine Vorlage zum Ausfüllen unter Rechnung Vorlage.

Schlussrechnung, Abschlagsrechnung, Teilrechnung: der Unterschied

Wichtig für die Praxis: Eine Abschlagsrechnung ist eine vorläufige Zahlung. Erst die Schlussrechnung rechnet den Auftrag endgültig ab. Wer nach Abschlägen keine Schlussrechnung stellt, lässt offen, was der Kunde am Ende wirklich schuldet.

Wann ist die Schlussrechnung fällig?

Bauvertrag nach BGB: Abnahme plus prüffähige Schlussrechnung

Für Bauverträge (§ 650a BGB: Herstellung, Wiederherstellung, Beseitigung oder Umbau eines Bauwerks oder einer Außenanlage; Instandhaltung nur, wenn sie für Konstruktion, Bestand oder bestimmungsgemäßen Gebrauch wesentlich ist) regelt § 650g Abs. 4 BGB, dass die Vergütung zu entrichten ist, wenn

1. der Besteller das Werk abgenommen hat oder die Abnahme nach § 641 Abs. 2 BGB entbehrlich ist, und
2. der Unternehmer ihm eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat.

Prüffähig ist die Schlussrechnung laut Gesetz, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Sie gilt als prüffähig, wenn der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen ihre Prüffähigkeit erhoben hat.

Werkvertrag ohne Bauwerk: mit der Abnahme

Ist dein Auftrag kein Bauvertrag, etwa eine kleine Reparatur, gilt der allgemeine Werkvertrag: Die Vergütung ist bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 Abs. 1 BGB). Ob ein Malerauftrag in einer Wohnung schon ein Bauvertrag ist, hängt vom Umfang ab. Eine nachvollziehbare Schlussrechnung schadet in beiden Fällen nicht, und der Kunde zahlt schneller, wenn er nichts nachfragen muss.

Mit VOB/B: Schlussrechnung binnen 12 Werktagen, Zahlung binnen 30 Tagen

Die VOB/B (Ausgabe 2016) ist kein Gesetz. Sie gilt nur, wenn ihr sie wirksam vereinbart habt, im Privatkundengeschäft ist das selten. Dann gilt zusätzlich:

• Einreichen: Bei einer Ausführungsfrist von höchstens drei Monaten reichst du die Schlussrechnung spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung ein; die Frist verlängert sich um je 6 Werktage für jeweils weitere drei Monate Ausführungsfrist (VOB/B § 14 Abs. 3). Reichst du trotz Fristsetzung keine prüfbare Rechnung ein, darf der Auftraggeber sie auf deine Kosten selbst aufstellen (§ 14 Abs. 4).
• Zahlen: Die Schlusszahlung ist alsbald nach Prüfung zu leisten, spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung. Höchstens 60 Tage sind möglich, wenn das sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart ist (VOB/B § 16 Abs. 3 Nr. 1).
• Vorsicht bei der Schlusszahlung: Nimmst du die Schlusszahlung vorbehaltlos an, sind Nachforderungen ausgeschlossen, wenn der Auftraggeber dich schriftlich über die Schlusszahlung unterrichtet und auf diese Wirkung hingewiesen hat. Einen Vorbehalt erklärst du innerhalb von 28 Tagen nach Zugang dieser Mitteilung und begründest ihn innerhalb weiterer 28 Tage oder reichst eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen ein (VOB/B § 16 Abs. 3 Nr. 2 und 5).

Was in die Schlussrechnung gehört

Zuerst alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG (Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Leistung, Leistungszeitraum, Netto, Steuersatz, Steuerbetrag). Dazu kommen bei der Schlussrechnung:

1. Kennzeichnung als Schlussrechnung und Bezug auf Angebot oder Auftrag (Nummer und Datum).
2. Alle erbrachten Leistungen mit Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis, bei Abrechnung nach Aufmaß die Mengen aus dem Aufmaß.
3. Nachträge als eigene Positionen mit Bezug auf den Nachtrag.
4. Gesamtbetrag über den ganzen Auftrag: Netto, Umsatzsteuer, Brutto.
5. Jeder bezahlte Abschlag einzeln mit Rechnungsnummer, Datum, Netto und Umsatzsteuer.
6. Restbetrag (Schlusszahlung) mit Zahlungsziel und Bankverbindung.

Die Steuer aus den Abschlägen muss abgezogen werden. Hast du über Abschläge Rechnungen mit Steuer gestellt, sind in der Endrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Wer den vollen Steuerbetrag ausweist und nur den Bruttobetrag der Abschläge abzieht, weist die Steuer der Abschläge ein zweites Mal aus und schuldet sie dann auch (§ 14c UStG). Deshalb nennt das Muster unten zu jedem Abschlag Netto und Steuer.

Privatkunden: Bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatkunden musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG) und auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).

Geschäftskunden: Auch hier gilt die Sechsmonatsfrist, und zwischen inländischen Unternehmen ist die Rechnung eine E-Rechnung, sobald die Pflicht für dich gilt. Mehr dazu unter E-Rechnung im Handwerk. Den Lohnanteil für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG weist du am besten für den ganzen Auftrag aus.

Muster: Schlussrechnung mit zwei Abschlägen

Malerwerkstatt Brandt aus Kassel hat für Familie Albers ein Angebot über 12.000 € netto angenommen bekommen (AG-2026-042), Zahlungsplan 30 / 30 / 40. Unterwegs kam ein unterschriebener Nachtrag über 800 € netto dazu. Beide Abschläge sind bezahlt.

Schlussrechnung RE-2026-017 zu Angebot AG-2026-042 vom 02.03.2026, Leistungszeitraum 09.03. bis 27.03.2026, Abnahme am 27.03.2026

Abzüglich bezahlter Abschläge:

Noch zu zahlen:

Die Gegenprobe: 5.600 € netto × 19 % = 1.064 € Steuer. Die Steuer der Schlussrechnung (2.432 €) minus die Steuer der Abschläge (1.368 €) ergibt dieselben 1.064 €. Stimmt beides, ist nichts doppelt ausgewiesen.

Darunter: „Bitte überweisen Sie den Restbetrag von 6.664,00 € bis zum [Datum] auf das unten genannte Konto." Und bei Privatkunden der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht.

Sicherheitseinbehalt und Gewährleistungseinbehalt

Manchmal zahlt der Kunde nicht den vollen Restbetrag, sondern behält einen Teil als Sicherheit ein. Zwei Fälle solltest du kennen:

• Verbraucherbauvertrag (Bau eines neuen Gebäudes oder erhebliche Umbaumaßnahmen für einen Verbraucher, § 650i BGB): Hier darf der Unternehmer Abschläge insgesamt nur bis 90 % der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich Nachträgen verlangen, und der Verbraucher bekommt bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 % der Gesamtvergütung für die rechtzeitige Herstellung ohne wesentliche Mängel. Verlangt der Unternehmer es, wird diese Sicherheit dadurch geleistet, dass der Verbraucher entsprechend weniger auf die Abschläge zahlt (§ 650m BGB).
• Gewährleistungseinbehalt (oft 5 % für die Dauer der Gewährleistung): Den gibt es nur, wenn er vereinbart ist. Mit VOB/B regelt § 17, wie eine vereinbarte Sicherheit geleistet wird, zum Beispiel durch Einbehalt oder Bürgschaft. Steht im Vertrag nichts, darf der Kunde nicht einfach 5 % einbehalten.

In der Schlussrechnung stellst du die volle Schlusszahlung in Rechnung. Ein vereinbarter Einbehalt ist keine Preisminderung. Wie er umsatzsteuerlich zu behandeln ist, wenn er lange offen bleibt, klärst du mit deinem Steuerberater.

Typische Fehler bei der Schlussrechnung

1. Abschläge nur brutto abgezogen, ohne Netto und Steuer je Abschlag: Dann ist die Steuer nicht nachvollziehbar abgesetzt (§ 14 Abs. 5 UStG).
2. Nachträge vergessen, weil sie nur mündlich vereinbart waren. Was nicht im Auftrag oder Nachtrag steht, ist später schwer durchzusetzen.
3. „Pauschal laut Angebot" ohne Aufstellung: Bei einem Bauvertrag fehlt dann die übersichtliche Aufstellung, die § 650g Abs. 4 BGB für die Prüffähigkeit verlangt.
4. Schlussrechnung vor der Abnahme: Beim Bauvertrag wird die Schlusszahlung erst mit Abnahme fällig. Halte die Abnahme fest, am besten mit einem Abnahmeprotokoll.
5. Zu lange gewartet: Für die Rechnung gilt bei Arbeiten am Grundstück die Sechsmonatsfrist. Und beim Bauvertrag ist deine Restforderung ohne prüffähige Schlussrechnung nicht fällig: Solange sie in der Schublade liegt, muss der Kunde nicht zahlen.

So entsteht die Schlussrechnung in Angebotsmeister

Im Meister-Plan stellst du auf einem angenommenen Angebot Abschläge und markierst sie als bezahlt, wenn das Geld da ist. Ist der Auftrag fertig, tippst du wie bei jeder Rechnung auf Rechnung erstellen: Weil es Abschläge gibt, entsteht die Schlussrechnung mit allen Positionen, auch aus unterschriebenen Nachträgen, darunter jeder bezahlte Abschlag mit Nummer, Datum, Netto und Steuer, und am Ende Noch zu zahlen. Solange ein Abschlag weder bezahlt noch storniert ist, geht die Schlussrechnung nicht raus. Du prüfst und sendest sie selbst. Wie das genau geht, steht in der Anleitung Abschlags- und Schlussrechnung.

Kostenlos starten, ohne Kreditkarte. Abschläge und die Schlussrechnung daraus gehören zum Meister-Plan.

FAQ

Was ist eine Schlussrechnung?

Die letzte Rechnung zu einem Auftrag. Sie rechnet alle erbrachten Leistungen inklusive Nachträgen ab und zieht die bezahlten Abschläge mit Netto und Umsatzsteuer ab. Der Rest ist die Schlusszahlung.

Wann ist eine Schlussrechnung fällig?

Bei einem Bauvertrag nach BGB, wenn der Kunde abgenommen hat und du eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hast (§ 650g Abs. 4 BGB). Bei einem Werkvertrag ohne Bauwerk mit der Abnahme (§ 641 BGB). Mit VOB/B ist die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung zu leisten.

Wann ist eine Schlussrechnung prüffähig?

Wenn sie die erbrachten Leistungen übersichtlich aufstellt und für den Kunden nachvollziehbar ist. Erhebt er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig (§ 650g Abs. 4 BGB).

Wie ziehe ich Abschläge in der Schlussrechnung ab?

Erst die Gesamtleistung mit Netto, Umsatzsteuer und Brutto ausweisen, dann jeden bezahlten Abschlag mit Rechnungsnummer, Datum, Netto und Steuer abziehen. Die Steuer der Abschläge muss abgesetzt werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).

Was ist eine Schlussrechnung nach VOB?

Eine Schlussrechnung in einem Vertrag, in dem die VOB/B vereinbart ist. Dann gelten zusätzlich deren Fristen: Einreichen spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung bei bis zu drei Monaten Ausführungsfrist (§ 14 Abs. 3), Zahlung spätestens 30 Tage nach Zugang (§ 16 Abs. 3 Nr. 1), und die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung kann Nachforderungen ausschließen (§ 16 Abs. 3 Nr. 2).

Darf der Kunde einen Sicherheitseinbehalt abziehen?

Nur wenn er vereinbart ist oder das Gesetz ihn vorsieht. Beim Verbraucherbauvertrag steht dem Verbraucher bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 % der Gesamtvergütung zu (§ 650m Abs. 2 BGB). Einen Gewährleistungseinbehalt gibt es nur mit Vereinbarung.

Muss ich eine Schlussrechnung stellen, wenn es keine Abschläge gab?

Dann ist deine normale Rechnung über den ganzen Auftrag die Schlussrechnung. Den Begriff brauchst du vor allem, wenn vorher Abschläge gestellt wurden, damit klar ist, dass jetzt endgültig abgerechnet wird.