Rechnungen an den Steuerberater übergeben: DATEV, Lexware Office, sevdesk

Das eigentliche Problem: der Monatsanfang

Jeden Monat dieselbe Mail vom Steuerberater: „Bitte bis zum Zehnten die Unterlagen.“ Gemeint sind deine Rechnungen an Kunden, die Belege vom Großhandel, die Tankquittungen und die Kontoauszüge. Bei den meisten kleinen Betrieben heißt das: Am Sonntagabend PDFs aus dem Postausgang suchen, in einen Ordner ziehen, eine Excel-Liste dazu, alles per Mail raus. Oder der Schuhkarton.

Wer danach googelt, landet schnell bei „DATEV-Software für Handwerker“, „Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle“ oder „lexoffice für Handwerksbetriebe“. Hinter allen drei Suchen steckt dieselbe Frage: Wie kommen meine Rechnungen mit möglichst wenig Arbeit dahin, wo sie gebucht werden?

Die Antwort hängt an einer Sache, die du nicht entscheidest: wie dein Steuerberater arbeitet. Dieser Artikel sortiert die Wege. Er sagt, welche Software du dafür wirklich brauchst und wo du dir ein zweites Programm sparen kannst.

Was der Steuerberater jeden Monat von dir braucht

Für die Buchhaltung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung (je nach Betrieb monatlich oder vierteljährlich) braucht dein Steuerberater drei Dinge:

Deine Ausgangsrechnungen, also alles, was du deinen Kunden in Rechnung gestellt hast, inklusive Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen.
Deine Eingangsbelege: Material, Werkzeug, Sprit, Versicherung, Miete.
Deine Kontoauszüge, damit er sieht, was bezahlt wurde.

Punkt 2 und 3 laufen bei den meisten Betrieben über das Bankkonto und eine Beleg-App oder direkt zum Steuerberater. Punkt 1 ist der, den du selbst erzeugst, und damit der, bei dem doppelte Arbeit entsteht: Du schreibst die Rechnung in einem Programm und gibst sie dann ein zweites Mal irgendwo ein, abgetippt, als PDF weitergeleitet oder in einer Excel-Liste.

Um genau diesen Punkt geht es hier.

Brauche ich als Handwerker DATEV-Software?

In aller Regel nein. DATEV ist die Software deines Steuerberaters, nicht deine. Rund um DATEV gibt es für dich als Mandant meist nur ein Werkzeug: DATEV Unternehmen online, einen Zugang, über den du Belege hochlädst und dein Steuerberater sie sieht. Den bekommst du in der Regel über deinen Steuerberater, nicht im Laden.

Wenn also in einer Software „DATEV-Schnittstelle“ steht, heißt das fast immer eines von drei Dingen:

DATEV-Export: Die Software erzeugt eine Datei (einen sogenannten Buchungsstapel), die dein Steuerberater in DATEV importiert. Was genau darin steht, erklärt unser Guide zum DATEV-Import.
Upload Mail: DATEV Unternehmen online hat eine eigene E-Mail-Adresse, an die du Rechnungen schicken kannst. Was dort ankommt, liegt bei deinem Steuerberater.
Direkte Verbindung über eine Programmschnittstelle: Die Software schreibt selbst in DATEV Unternehmen online. Das bieten nur wenige Programme für kleine Betriebe an.

Für einen Betrieb mit drei Leuten reichen die ersten beiden fast immer. Wichtig ist nur, dass du weißt, welchen dein Steuerberater haben will.

Drei Wege, wie kleine Betriebe das lösen

Weg 1: Der Steuerberater bucht alles in DATEV

Der häufigste Fall bei Betrieben mit ein bis fünf Leuten. Du machst keine eigene Buchhaltung, du lieferst. Dein Steuerberater will entweder

einmal im Monat oder Quartal eine Datei mit allen Ausgangsrechnungen, die er importiert, oder
jede Rechnung in DATEV Unternehmen online, wo er sie direkt sieht.

Hier brauchst du kein Buchhaltungsprogramm. Du brauchst ein Programm, in dem du Angebote und Rechnungen schreibst und das eine dieser beiden Lieferungen beherrscht.

Weg 2: Du machst die Buchhaltung selbst in Lexware Office oder sevdesk

Manche Betriebe buchen selbst: Belege fotografieren, Kontoabgleich, Umsatzsteuer-Voranmeldung. Der Steuerberater macht nur den Jahresabschluss. Dafür sind Lexware Office (bis 2024 lexoffice) und sevdesk gebaut, und dafür sind sie gut.

Beide können auch Angebote und Rechnungen schreiben. Das Angebot ist dort aber ein Formular: Jede Position, jeden Leistungstext und jede Menge tippst du selbst. Wer mehrere Angebote pro Woche schreibt, merkt das. Die ausführlichen Vergleiche stehen unter Lexware Office Alternative und sevdesk Alternative. Kurz gesagt: Für die Buchhaltung sind beide eine gute Wahl, für das Angebot auf der Baustelle sind sie nicht gemacht.

Die Frage ist dann nicht „Lexware Office oder Angebotssoftware“, sondern: Wie kommt die Rechnung aus der Angebotssoftware in die Buchhaltung, ohne dass du sie zweimal eintippst?

Weg 3: PDFs per Mail und eine Excel-Liste

So machen es viele, und es funktioniert, solange der Steuerberater mitspielt. Es kostet dich jeden Monat eine Stunde und ihn ebenfalls eine, die er dir in Rechnung stellt. Und jede abgetippte Zahl ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.

Welcher Weg für dich passt

Frag deinen Steuerberater einmal: „Wie willst du meine Ausgangsrechnungen haben?“ Je nach Antwort:

Dein Steuerberater sagt …	Was du brauchst
„Schick mir einmal im Monat einen DATEV-Export.“	Ein Programm, das einen DATEV-Buchungsstapel erzeugt, mit deinem Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04)
„Lad alles in DATEV Unternehmen online hoch.“	Ein Programm, das jede Rechnung an die Upload Mail schickt, oder die Disziplin, es selbst zu tun
„Du buchst selbst in Lexware Office oder sevdesk.“	Entweder Rechnungen direkt dort schreiben oder eine Angebotssoftware, die die Rechnung als Beleg hinüberschickt
„Schick mir die PDFs.“	Nichts Neues. Aber frag nach, ob ein DATEV-Export ihm Arbeit spart, die du bezahlst

Diesen Preis ins Angebot übernehmen: in 30 Sekunden

Sprich deinen Auftrag ein. Angebotsmeister kennt die Marktpreise und erstellt das Angebot mit allen Positionen.

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Eine Regel gilt für alle Wege: Jede Rechnung geht genau einmal in die Buchhaltung. Wer dieselbe Rechnung als Datei an den Steuerberater gibt und zusätzlich in Lexware Office überträgt, bekommt sie doppelt gebucht.

Wo Angebotsmeister reinpasst

Angebotsmeister ist keine Buchhaltung. Es ist das Programm, in dem du Angebot und Rechnung schreibst: Auftrag einsprechen, Positionen in der Fachsprache deines Gewerks prüfen, Rechnung aus dem Angebot. Für den Weg in die Buchhaltung gibt es vier Anbindungen, alle ab dem Geselle-Plan:

DATEV: Export oder Upload Mail

DATEV-Export: Im Browser unter Rechnungen auf „DATEV“ klicken, Zeitraum wählen, herunterladen. Du bekommst einen DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF, Version 700) mit den finalisierten, gesendeten und bezahlten Rechnungen des Zeitraums, für SKR 03 oder SKR 04, auch für Kleinunternehmer. Die Datei gibst du deinem Steuerberater.
Upload Mail: Du trägst einmal die Upload-Mail-Adresse für Ausgangsrechnungen aus DATEV Unternehmen online ein. Angebotsmeister zeigt dir dann eine eigene Absenderadresse für deinen Betrieb, die du (oder dein Steuerberater) in DATEV als Absender zulässt und bestätigst. Danach geht jede gestellte Rechnung als PDF dorthin, mit eingebetteter E-Rechnung nach ZUGFeRD (Profil EN 16931), wenn alle Pflichtangaben da sind.

Eine direkte Verbindung zu DATEV über eine Programmschnittstelle gibt es nicht. Details zu beiden Wegen: Angebotsmeister und DATEV.

Lexware Office

Du trägst einmal den API-Schlüssel aus Lexware Office ein. Danach geht jede gestellte Rechnung als Beleg mit PDF in deine Lexware-Buchhaltung: Rechnungsnummer als Belegnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, der Name deines Kunden, Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Eine Stornorechnung kommt als Gutschrift an, eine Schlussrechnung nur mit dem Rest nach den Abschlägen.

Dafür brauchst du Lexware Office im Tarif XL, denn nur dort gibt es die Schnittstelle „Public API“. Mehr unter Angebotsmeister mit Lexware Office.

sevdesk

Du trägst einmal deinen API-Token aus sevdesk ein. Jede gestellte Rechnung landet als Einnahme-Beleg mit PDF in sevdesk, auf dem Erlöskonto, das sevdesk selbst für den Steuersatz vorschlägt. Eine Stornorechnung überträgt Angebotsmeister nicht, weil sevdesk keine Einnahme-Belege mit negativem Betrag annimmt: Den ursprünglichen Beleg stornierst du in sevdesk.

Dafür brauchst du sevdesk ab dem Tarif Buchhaltung Pro mit dem Buchhaltungssystem 2.0. Mehr unter Angebotsmeister mit sevdesk.

BuchhaltungsButler und andere Programme, die Belege per Mail annehmen

Wie bei der Upload Mail von DATEV: Du trägst die Adresse für Ausgangsbelege ein und lässt die Absenderadresse von Angebotsmeister dort zu. Danach geht jede gestellte Rechnung als PDF mit E-Rechnung dorthin. Mehr unter Angebotsmeister mit BuchhaltungsButler.

Was bei allen gleich ist

Einrichten im Browser, unter Einstellungen → Integrationen. Verbinden und den automatischen Versand schalten kann nur der Inhaber des Betriebs.
Per Klick oder automatisch: Auf der Rechnung gibt es im Browser einen Knopf zum Übertragen. Schaltest du „Nach dem Versand automatisch übertragen“ ein, geht jede Rechnung, die du über Angebotsmeister per E-Mail an deinen Kunden schickst, danach von selbst hinüber, auch wenn du sie aus der App verschickt hast. Schickst du eine Rechnung auf anderem Weg, zum Beispiel aus deinem eigenen Mailprogramm, überträgst du sie mit dem Knopf.
Jede Rechnung genau einmal: Ein zweiter Klick legt keinen zweiten Beleg an und schickt keine zweite Mail.
Im kostenlosen Lehrling-Plan schreibst und verschickst du deine erste Rechnung, aber ohne E-Rechnung, DATEV-Export und Anbindungen. Ab der zweiten Rechnung brauchst du den Geselle-Plan.

Alle Anbindungen, auch die geplanten, stehen unter Integrationen.

Was keine dieser Anbindungen erledigt

Damit kein falscher Eindruck entsteht: Die Anbindungen bringen deine Ausgangsrechnungen in die Buchhaltung. Deine Eingangsbelege, die Kontoauszüge, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und den Jahresabschluss erledigen sie nicht. Das bleibt bei deinem Buchhaltungsprogramm oder deinem Steuerberater.

Und wer seine Buchhaltung komplett selbst machen will und nur ein, zwei einfache Rechnungen im Monat schreibt, ist mit Lexware Office oder sevdesk allein oft gut bedient. Ein zweites Programm lohnt sich, wenn das Angebot die eigentliche Arbeit ist.

Checkliste für den nächsten Monatsanfang

Frag deinen Steuerberater, wie er die Ausgangsrechnungen haben will: Datei, DATEV Unternehmen online, oder über dein Buchhaltungsprogramm.
Frag nach dem Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04), wenn er eine DATEV-Datei will, und stell ihn einmal ein.
Leg dich auf einen Weg fest. Eine Rechnung, ein Weg in die Buchhaltung.
Schalte den automatischen Versand ein, wenn dein Weg ihn kennt. Dann ist die Rechnung in der Buchhaltung, sobald sie beim Kunden ist.
Prüf im ersten Monat einmal mit, ob alles angekommen ist, bevor du dich darauf verlässt. Bei der Upload Mail und bei BuchhaltungsButler kommt nichts an, solange die Absenderadresse nicht zugelassen ist.

Wer das einmal eingerichtet hat, schickt am Monatsanfang nur noch Belege und Kontoauszüge. Die Rechnungen sind schon da.

Teste Angebotsmeister kostenlos: Angebote einsprechen, die erste Rechnung inklusive, keine Kreditkarte.

FAQ

Brauche ich als Handwerker eine eigene DATEV-Software?

In aller Regel nicht. DATEV ist das Programm deines Steuerberaters. Du brauchst ein Rechnungsprogramm, das ihm deine Rechnungen so liefert, wie er sie haben will: als DATEV-Buchungsstapel zum Import oder per Upload Mail in DATEV Unternehmen online. Den Zugang zu DATEV Unternehmen online bekommst du in der Regel über deinen Steuerberater.

Was ist ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Schnittstelle?

Meist eines, das einen DATEV-Export erzeugt: eine Datei mit deinen Rechnungen eines Zeitraums, die dein Steuerberater als Buchungsstapel importiert. Manche Programme schicken Rechnungen auch an die Upload Mail von DATEV Unternehmen online. Eine direkte Verbindung über eine Programmschnittstelle ist bei Software für kleine Betriebe selten. Angebotsmeister bietet Export und Upload Mail, keine direkte Programmschnittstelle.

Ist Lexware Office (lexoffice) für Handwerksbetriebe geeignet?

Für die Buchhaltung ja: Belege, Kontoabgleich, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zugang für den Steuerberater. Für Angebote mit Leistungstexten in Fachsprache, Aufmaß und Bauakte ist es nicht gebaut. Viele Betriebe schreiben Angebot und Rechnung deshalb in einer Angebotssoftware und buchen in Lexware Office. Mit Angebotsmeister geht jede gestellte Rechnung als Beleg mit PDF hinüber, wenn du Lexware Office im Tarif XL nutzt.

Kann ich DATEV-Export und Lexware Office gleichzeitig nutzen?

Technisch ja, aber nicht für dieselbe Rechnung. Wenn du in Lexware Office buchst und dein Steuerberater zusätzlich eine DATEV-Datei bekommt, steht jede Rechnung zweimal in den Büchern. Entscheide dich pro Betrieb für einen Weg.

Was kostet das bei Angebotsmeister?

DATEV-Export, Upload Mail und die Anbindungen an Lexware Office, sevdesk und BuchhaltungsButler sind im Geselle-Plan enthalten, ohne Aufpreis. Im kostenlosen Lehrling-Plan schreibst und verschickst du deine erste Rechnung, ohne E-Rechnung und ohne DATEV-Export. Für Lexware Office und sevdesk brauchst du dort außerdem einen Tarif mit Schnittstelle (Lexware Office XL, sevdesk ab Buchhaltung Pro).

Bekommt mein Steuerberater eine E-Rechnung?

Über die Upload Mail und die Beleg-Adresse geht die Rechnung als PDF mit eingebetteter E-Rechnung nach ZUGFeRD (Profil EN 16931), wenn alle Pflichtangaben da sind. Fehlt etwas, geht das normale PDF. Was die E-Rechnung für deinen Betrieb bedeutet, steht in E-Rechnung im Handwerk.

Hilfreiche Guides: DATEV-Import für Handwerker · Rechnung schreiben als Handwerker · Lexware Office Alternative · sevdesk Alternative

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Rechnungen an den Steuerberater übergeben: DATEV, Lexware Office, sevdesk – was du wirklich brauchst