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Handwerkerrechnung Vorlage

Eine Handwerkerrechnung braucht die Pflichtangaben nach § 14 UStG: deine und die Kundenanschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitraum, Netto, Steuersatz und Steuerbetrag und den Bruttobetrag. Bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatkunden kommt der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht dazu. Die Vorlage unten enthält alles davon.

Stand: Oktober 2026

Word-Vorlage (.docx)PDF zum Ausdrucken

Oder: einsprechen statt ausfüllen

Sag in die App, was du gemacht hast: Angebotsmeister macht daraus die Rechnung mit Positionen und Leistungszeitraum, mit deinem Briefkopf und allen Pflichtangaben. Ab Geselle auch als ZUGFeRD-E-Rechnung.

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So sieht die Vorlage aus

Alles in [eckigen Klammern] ersetzt du durch deine Angaben.

[Firmenname] · [Straße Nr.] · [PLZ Ort]

[Name des Kunden]

[Straße Nr.]

[PLZ Ort]

Rechnungsnr.	RE-[JJJJ]-[001]
Rechnungsdatum	[TT.MM.JJJJ]
Leistungszeitraum	[TT.MM.JJJJ] bis [TT.MM.JJJJ]
Bezug	Angebot Nr. [AG-JJJJ-001] vom [TT.MM.JJJJ]
Steuernummer	[Steuernummer oder USt-IdNr.]

Rechnung

Sehr geehrte/r [Name des Auftraggebers],

für die folgenden Leistungen an [Anschrift der Baustelle] berechnen wir:

Pos.	Leistung	Menge	Einheit	EP €	GP €
1	[Leistungsbeschreibung, z. B. Wandflächen 2x mit Dispersionsfarbe streichen]	[Menge]	[m²]	[0,00]	[0,00]
2	[Leistungsbeschreibung]	[Menge]	[Std.]	[0,00]	[0,00]
3	[Material, z. B. Fabrikat und Farbton]	[Menge]	[Stk.]	[0,00]	[0,00]
Summe netto					[0,00] €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer					[0,00] €
Gesamtbetrag brutto					[0,00] €

Im Gesamtbetrag enthaltene Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten: [0,00] € netto, [0,00] € brutto (für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG).

Zahlung

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum [TT.MM.JJJJ] auf das unten genannte Konto. Verwendungszweck: RE-[JJJJ]-[001].

Hinweise

Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). [Nur bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatkunden.]

[Nur als Kleinunternehmer: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.]

Vielen Dank für Ihren Auftrag.

Mit freundlichen Grüßen

[Ort, Datum], Unterschrift
[Firmenname], [Name]

Wann du sie brauchst

Nach Abschluss eines Auftrags oder eines Bauabschnitts (Abschlags- oder Schlussrechnung).
Für kleine Aufträge ohne vorheriges Angebot, etwa eine Reparatur.
An Privatkunden immer, an Geschäftskunden bis zur E-Rechnungspflicht: ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028 reicht dort eine Word- oder PDF-Rechnung nicht mehr.

Was hineingehört

Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG) schreibt diese Angaben vor. Fehlt eine, ist die Rechnung formell nicht korrekt, und ein Geschäftskunde kann keine Vorsteuer abziehen:

Vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Rechnungsdatum
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Art und Umfang der Leistung (Positionen mit Menge und Einheit)
Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Bruttobetrag
Bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatkunden: Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG)

Worauf du achten solltest

Weise Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten getrennt vom Material aus. Privatkunden können 20 % davon, höchstens 1.200 € im Jahr, von der Steuer abziehen (§ 35a EStG). Das ist ein Argument, das du ihnen mitgeben kannst.
Nenn das Angebot, auf das sich die Rechnung bezieht. Das erspart Rückfragen.
Ohne vereinbartes Zahlungsziel kommt ein Privatkunde erst nach 30 Tagen und einem Hinweis darauf auf der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Schreib die Frist hinein.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Die Rechnung bleibt eine Zahlungsaufforderung, aber ein Geschäftskunde kann die Vorsteuer daraus nicht abziehen und wird eine korrigierte Rechnung verlangen. Du kannst sie berichtigen; eine Rechnungsnummer darfst du dabei nicht doppelt vergeben.

Reicht eine Word- oder PDF-Rechnung ab 2027 noch?

Für Privatkunden ja. Für Geschäftskunden musst du E-Rechnungen ausstellen können, ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle. Empfangen können muss jedes Unternehmen sie schon seit 2025.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Seit 2025 acht Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG). Privatkunden müssen Handwerkerrechnungen für Arbeiten an ihrem Grundstück zwei Jahre aufbewahren; darauf weist du auf der Rechnung hin.

Ausführlich im Ratgeber: Rechnung schreiben im Handwerk: Pflichtangaben, Aufbau und typische Fehler

Weitere Vorlagen

Die Vorlagen und Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall fragst du deinen Steuerberater oder die Handwerkskammer.