Kostenlose Vorlage · Word und PDF

Auftragsbestätigung Vorlage für Handwerker

Eine Auftragsbestätigung hält schriftlich fest, dass du einen Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen annimmst: welche Leistung, zu welchem Preis, wann und mit welchen Zahlungsbedingungen. Das Gesetz schreibt keine Pflichtangaben vor, aber sie ist dein Beleg, wenn es später Streit über Umfang oder Preis gibt. Die Vorlage unten hat alle Felder, die sie dafür braucht.

Stand: Oktober 2026

Word-Vorlage (.docx)PDF zum Ausdrucken

Oder: einsprechen statt ausfüllen

Sag in die App, was zu tun ist: Angebotsmeister macht daraus das Angebot mit Positionen, Mengen und Preisvorschlägen. Hat der Kunde angenommen, entsteht die Auftragsbestätigung daraus mit einem Tipp, mit deinem Briefkopf, und geht per E-Mail an ihn.

Kostenlos starten

Ohne Kreditkarte. Ein KI-Angebot im Monat ist dauerhaft kostenlos.

So sieht die Vorlage aus

Alles in [eckigen Klammern] ersetzt du durch deine Angaben.

[Firmenname] · [Straße Nr.] · [PLZ Ort]

[Name des Kunden]

[Straße Nr.]

[PLZ Ort]

Nr.	AB-[JJJJ]-[001]
Datum	[TT.MM.JJJJ]
Bezug	Angebot Nr. [AG-JJJJ-001] vom [TT.MM.JJJJ]

Auftragsbestätigung

Sehr geehrte/r [Name des Auftraggebers],

vielen Dank für Ihren Auftrag vom [TT.MM.JJJJ]. Hiermit bestätigen wir die Ausführung der folgenden Leistungen zu den Bedingungen unseres oben genannten Angebots:

Pos.	Leistung	Menge	Einheit	EP €	GP €
1	[Leistungsbeschreibung, z. B. Wandflächen 2x mit Dispersionsfarbe streichen]	[Menge]	[m²]	[0,00]	[0,00]
2	[Leistungsbeschreibung]	[Menge]	[Std.]	[0,00]	[0,00]
3	[Material, z. B. Fabrikat und Farbton]	[Menge]	[Stk.]	[0,00]	[0,00]
Summe netto					[0,00] €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer					[0,00] €
Gesamtbetrag brutto					[0,00] €

Ausführungszeitraum

Beginn: [TT.MM.JJJJ]

Voraussichtliche Fertigstellung: [TT.MM.JJJJ]

Zahlungsbedingungen

[z. B. Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug.]

[Optional: Abschlagszahlung von [30] % nach [Leistungsstand].]

Abweichungen vom Angebot

[Keine. / Geänderte Menge, Termin oder Material hier ausdrücklich nennen.]

Hinweise

[z. B. Die Räume sind bei Arbeitsbeginn frei zugänglich und leergeräumt.]

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

[Ort, Datum], Unterschrift
[Firmenname], [Name]

[Ort, Datum], Unterschrift
Gegenzeichnung Auftraggeber (optional)

Wann du sie brauchst

Der Kunde hat dein Angebot mündlich, per Telefon oder per WhatsApp angenommen und du willst es schriftlich haben.
Bei der Annahme wurde etwas geändert (Menge, Termin, Material) und das soll festgehalten werden.
Größere Aufträge mit Abschlagszahlungen, bei denen der Zahlungsplan vorab feststehen soll.

Was hineingehört

Für die Auftragsbestätigung gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben (anders als für die Rechnung). Damit sie im Streitfall trägt, gehört Folgendes hinein:

Deine Firmendaten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail
Name und Anschrift des Auftraggebers
Datum und eine Nummer der Auftragsbestätigung
Bezug auf das Angebot (Nummer und Datum)
Leistungsumfang: Positionsliste oder Verweis auf das Angebot
Gesamtpreis netto, Umsatzsteuer und brutto
Ausführungszeitraum: Beginn und voraussichtliches Ende
Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel, Abschläge, Skonto

Worauf du achten solltest

Weicht etwas vom Angebot ab, schreib es ausdrücklich hinein. Eine Auftragsbestätigung, die stillschweigend vom Angebot abweicht, gilt rechtlich als neues Angebot, das der Kunde erst annehmen muss.
Lass sie vom Kunden gegenzeichnen, wenn der Auftrag groß ist. Nötig ist das nicht, aber es beendet jede Diskussion darüber, was vereinbart war.
Nenn das Material konkret (Fabrikat, Farbton, Qualität), wenn der Kunde es ausgesucht hat.

Häufige Fragen

Ist eine Auftragsbestätigung ein Vertrag?

Der Vertrag entsteht schon, wenn der Kunde dein Angebot annimmt. Die Auftragsbestätigung dokumentiert diesen Vertrag. Weicht sie vom Angebot ab, gilt sie als neues Angebot, das der Kunde annehmen muss.

Muss der Kunde die Auftragsbestätigung unterschreiben?

Nein. Eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben, macht den Inhalt im Streitfall aber leichter beweisbar. Bei größeren Aufträgen lohnt sie sich.

Wie lange muss ich Auftragsbestätigungen aufbewahren?

Als Handelsbrief sechs Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Wird sie zur Buchung benötigt, gelten die längeren Fristen für Buchungsbelege.

Ausführlich im Ratgeber: Auftragsbestätigung im Handwerk: Pflichtangaben und rechtliche Bedeutung

Weitere Vorlagen

Die Vorlagen und Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall fragst du deinen Steuerberater oder die Handwerkskammer.