Rechnungen an die Buchhaltung mailen
Gestellte Rechnungen automatisch an die Beleg-Adresse von DATEV Unternehmen online, BuchhaltungsButler oder Deinem Steuerberater schicken.
Kurz gesagt
Trag einmal die Beleg-Adresse Deiner Buchhaltung ein, dann geht jede gestellte Rechnung als PDF mit E-Rechnung (ZUGFeRD, Profil EN 16931) dorthin, per Klick auf der Rechnung oder automatisch nach dem Versand. Das klappt mit DATEV Unternehmen online (Upload Mail), BuchhaltungsButler und jedem Programm, das Rechnungen per Mail annimmt. Du brauchst den Geselle-Plan.
So geht's
Beleg-Adresse in Deiner Buchhaltung finden
- DATEV Unternehmen online: im Bereich Upload Mail (bei den Belegen, in der Konfiguration) die Adresse für den Belegtyp Ausgangsrechnungen. Hast Du keinen Zugang, frag Deinen Steuerberater nach dieser Adresse.
- BuchhaltungsButler: in den Einstellungen von BuchhaltungsButler, Bereich Belegübertragung, die Adresse für Ausgangsbelege.
- Anderes Programm oder Steuerberater: die Adresse, an die Ausgangsrechnungen gehen sollen.
Nimm die Adresse für Ausgangsrechnungen, nicht die für Eingangsrechnungen: Sonst werden Deine Rechnungen wie Lieferantenrechnungen gebucht.
Adresse in Angebotsmeister eintragen
- Gehe im Browser zu Einstellungen → Integrationen, Karte Rechnungen an deine Buchhaltung. In der App steht unter Mehr → Integrationen nur der Hinweis.
- Wähle aus, wohin die Rechnungen gehen, füge die Beleg-Adresse ein und klicke Speichern.
- Danach zeigt die Karte eine Absenderadresse, die nur Deinem Betrieb gehört (sie beginnt mit
b.). Von dieser Adresse kommen Deine Rechnungen bei der Buchhaltung an.
Nur der Inhaber des Betriebs kann die Adresse eintragen, ändern und die automatische Übertragung schalten.
Absenderadresse bei der Buchhaltung zulassen
DATEV und BuchhaltungsButler nehmen nur Mails von bekannten Absendern an. Kopier die Absenderadresse von der Karte und trag sie dort ein:
- DATEV Unternehmen online: unter Upload Mail als zugelassenen Absender. DATEV schickt dann einen Bestätigungslink an diese Adresse. Angebotsmeister leitet ihn Dir per Mail weiter: Öffne ihn mit Deinem DATEV-Zugang, oder gib ihn Deinem Steuerberater. Erst danach nimmt DATEV die Rechnungen an.
- BuchhaltungsButler: unter Belegübertragung als erlaubten Absender. Ohne den Eintrag verwirft BuchhaltungsButler die Mail, ohne Bescheid zu geben.
Die Absenderadresse bleibt gleich, auch wenn Du später die Beleg-Adresse änderst. Entfernst Du die Einstellung ganz, bekommst Du beim nächsten Mal eine neue Absenderadresse und musst sie neu zulassen.
Rechnung senden
- Öffne eine Rechnung, die kein Entwurf mehr ist.
- Rechts im Abschnitt Buchhaltung klickst Du auf An Buchhaltung senden.
- Danach steht dort, wann und an welche Adresse sie ging.
Jede Rechnung geht nur einmal an dieselbe Adresse. Ein zweiter Klick schickt sie nicht noch mal.
Automatisch nach dem Versand
Schalte auf der Karte Nach dem Versand automatisch senden ein. Dann geht jede Rechnung, die Du über Angebotsmeister per E-Mail an Deinen Kunden verschickst, danach von selbst an Deine Buchhaltung.
Tiefer eintauchen
Zugriffsrechte
Das Senden an die Buchhaltung gibt es ab dem Geselle-Plan. Die Adresse eintragen, ändern und die automatische Übertragung schalten kann nur der Inhaber; senden kann jedes Teammitglied. Siehe Tarif wechseln.