Offene Rechnungen nachfassen
Ist eine Rechnung überfällig, liegt eine fertige Zahlungserinnerung an der Rechnung bereit. Du liest sie und sendest sie mit einem Klick. Im Meister-Plan.
Kurz gesagt
Bezahlt ein Kunde eine versendete Rechnung nicht, bereitet Angebotsmeister eine freundliche Zahlungserinnerung vor, standardmäßig 7 Tage nach der Fälligkeit. Du findest sie direkt an der Rechnung und im Postfach, liest sie und sendest sie per E-Mail. Von allein geht nichts raus. Kommt danach 14 Tage lang kein Geld, folgt auf Wunsch eine Mahnung mit neuer Frist.
So funktioniert es
Rechnung senden
Du versendest die Rechnung wie immer. Fällig ist sie zum Datum „Zahlbar bis“ auf der Rechnung.
Erinnerung liegt bereit
Ist die Rechnung nach der Fälligkeit noch nicht als bezahlt markiert, liegt nach der eingestellten Frist eine Zahlungserinnerung bereit:
- Im Browser oben in der Rechnung: „Die Zahlungserinnerung ist vorbereitet.“ mit dem Knopf Ansehen & senden.
- In der App in der Rechnung unter den Beträgen, mit dem Knopf Erinnerung senden.
- Im Postfach als Karte „Offene Rechnungen“.
- Unter Als Nächstes steht bei der überfälligen Rechnung: „Eine Zahlungserinnerung liegt bereit.“
Lesen und senden
Du liest den Text und tippst auf Erinnerung senden. Die E-Mail geht an die E-Mail-Adresse deines Kunden, im Namen deines Betriebs. Antwortet der Kunde, landet die Antwort bei deiner Betriebs-E-Mail.
Mahnung, falls nötig
Ist die Rechnung 14 Tage nach der gesendeten Zahlungserinnerung immer noch offen, liegt eine Mahnung bereit. Sie nennt eine neue Frist von 10 Tagen ab dem Tag, an dem du sie sendest. Auch die Mahnung sendest du selbst.
Was in der Zahlungserinnerung steht
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, bei einer Abschlags- oder Schlussrechnung auch, dass es eine ist,
- der offene Betrag und seit wann er fällig ist,
- deine Bankverbindung mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck, wenn du sie unter Einstellungen hinterlegt hast,
- der Satz „Falls Sie bereits überwiesen haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos.“
Es gibt keine Mahngebühren und keine Verzugszinsen. Ob und wie viel du verlangen darfst, hängt davon ab, ob dein Kunde privat oder gewerblich ist. Das entscheidest du selbst. Der Text ist eine feste Vorlage, keine KI, und trägt deshalb keinen KI-Hinweis.
Bei einer Schlussrechnung nennt die Erinnerung nur den Betrag, der nach den bezahlten Abschlägen noch offen ist.
Wann nichts kommt
- Die Rechnung ist bezahlt. Markierst du sie als bezahlt, verschwindet eine vorbereitete Erinnerung sofort, auch aus dem Postfach.
- Die Rechnung ist storniert oder noch nicht versendet.
- Dein Kunde hat keine E-Mail-Adresse. Die Erinnerung liegt bereit, aber beim Senden fragt Angebotsmeister nach der Adresse. Trag sie beim Kunden ein und sende noch einmal.
- Du hast es ausgeschaltet (siehe unten) oder alle automatischen Funktionen pausiert.
- Dein Meister-Test ist vorbei. Vorbereitete Erinnerungen werden zurückgezogen und nicht mehr gesendet. Buchst du den Meister-Plan, liegen sie wieder bereit.
Wenn etwas schiefgeht
- Senden hat nicht geklappt: An der Rechnung steht „Die Zahlungserinnerung konnte nicht gesendet werden.“ mit Erneut versuchen.
- Du hast die Erinnerung verworfen: An der Rechnung steht „verworfen“ mit Wiederherstellen. Danach kannst du sie lesen und senden.
Einstellen
- Im Browser: Einstellungen → Nachfasser, Karte Offene Rechnungen nachfassen. Dort schaltest du die Zahlungserinnerung ein oder aus und stellst ein, wann sie kommt: 3, 5, 7, 10, 14, 21 oder 30 Tage nach der Fälligkeit. Standard sind 7 Tage.
- In der App: Mehr → Automatische Funktionen, Schalter Offene Rechnungen nachfassen. Die Frist stellst du im Browser ein.
Nur der Inhaber des Betriebs kann das ändern.
Im Meister-Plan
Offene Rechnungen nachfassen gehört zum Meister-Plan, wie offene Angebote nachfassen. Im Geselle-Plan steht an einer überfälligen Rechnung ein Hinweis darauf, und du kannst Meister 14 Tage kostenlos testen.